Yardım Makalesi · 142 görüntülenme
Yazan: BEF Eğitim Ekibi · Yayın: · Son güncelleme:
Fatura aktarımı, bir faturanın BEF'e girişinden muhasebe fişine dönüşmesine kadar dört adımda tamamlanır: kaynaktan indirme, dosya ya da e-fatura işleme, satırları hesap koduyla eşleştirme ve muhasebeye aktarma. Bu rehber Luca fatura aktarımı, Luca eczane fatura aktarımı, Mikro fatura aktarma ve Mikro ecza deposu faturası aktarma akışlarını tek sayfada anlatır.
Ana ekrandaki Fatura Aç düğmesiyle (kısayol Ctrl+Shift+O) Fatura Seçimi ekranı açılır: solda mükellef listesi, sağda Depodan Al ve Dosya İşle sekmeleri. Otomatik indirme için ilgili kaynağın giriş bilgileri Firma Ayarları ekranında tanımlı olmalıdır.
Fatura çekilebilen kaynaklar üç grupta toplanır ve düzenli olarak genişler:
Güncel liste ve her kaynağın ayrıntısı için Fatura Entegrasyonları sayfasına bakabilirsiniz.
Bazı portallar resim doğrulama (CAPTCHA) ister ya da otomatik bağlantıya izin vermez. Bu durumda Fatura İndir (Tarayıcı) düğmesini kullanın: program bir tarayıcı penceresi açar, portala giriş yaparsınız, CAPTCHA çıkarsa kodu küçük giriş penceresine yazıp onaylarsınız ve işlem kaldığı yerden devam eder. Fatura indirmede kullanılacak tarayıcı Program Ayarları ekranındaki Tarayıcı Seçimi düğmesinden belirlenir.
Kaynağa otomatik bağlanamadığınızda ya da faturayı portaldan kendiniz indirdiğinizde Dosya İşle sekmesini kullanın. Dosyayı seçin, türünü (Alış veya Satış) belirleyin ve İşleme Başla düğmesine basın.
.xls, .xlsx) ve CSV dosyalarını kabul eder. e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin UBL-TR XML paketleri elle seçilmez; bunlar Depodan Al sekmesindeki entegratör bağlantıları üzerinden otomatik indirilir ve ayrıştırılır.
Faturalar yüklendiğinde tablo bantlar halinde açılır: Fatura Bilgileri (SEÇ, DURUM, TARİH, FATURA NO, FATURA TÜRÜ, CARİ ÜNVAN, VERGİ NO, MÜKELLEF CARİ KOD) ve Tutarlar (GENEL TOPLAM, KDV TOPLAM, MATRAH TOPLAM, MATRAH FARKI ile %0, %1, %8, %10, %18, %20 oranlarının ayrı matrah ve KDV sütunları). Her oran için ayrı bir KOD hücresi vardır.
Program, her aktarımdan sonra tedarikçinin Vergi No bilgisini ve o faturada kullandığınız kodları öğrenir; aynı vergi numarası tekrar geldiğinde kodları otomatik doldurur. Öğrenilmiş kural yoksa hücre boş kalır ve satır eksik kod uyarısı verir.
Ekranda işinizi hızlandıran düğmeler:
Program ayrıca matrah toplamı ile genel toplamı karşılaştırır. Fark varsa "Genel toplam uyumsuzluğu bulundu" uyarısı çıkar ve MATRAH FARKI sütunu dolar. İade ve negatif tutarlı faturalarda bu uyarı sık görülür; değerleri orijinal belgeyle kontrol edip düzeltin.
Aktarım için Programa Aktar düğmesine ya da Alt+X kısayoluna basın. İki denetim uygulanır: eksik hesap kodu varsa aktarım başlamaz ve imleç ilk eksik satıra konumlanır; seçilen kodun altında başka bir hesap kodu varsa "ANA HESAP KODU YAKALANDI" uyarısıyla aktarım iptal edilir. Her iki durumda da doğru kodu seçtiğinizde aktarım açılır.
Açılan panelde firma, işlem türü (Alış ya da Satış Faturası), fatura ve satır sayısı ile hedef program görünür. Yanlış işlem türü hatalı fiş üreteceği için bu alanı mutlaka doğrulayın.
Luca fatura aktarımı ve Luca eczane fatura aktarımı. Luca seçiliyken program Luca portalına oturum açar, seçtiğiniz döneme ait hesap planını okur ve alış ya da satış fişlerini oluşturur. Ecza deposu faturaları da aynı yolu izler: depodan çekilen fatura satırları cari, matrah ve KDV kodlarıyla eşleştirilip tek adımda Luca'ya yazılır. Aktarım sırasında Luca oturumu düşerse ana menüdeki Luca Oturum Aç düğmesiyle oturumu yenileyin; aktarım kalan faturalarla devam eder.
Mikro fatura aktarma ve Mikro ecza deposu faturası aktarma. Mikro seçiliyken fişler ara dosya üretilmeden doğrudan Mikro veritabanına yazılır. Bunun için Program Ayarları ekranında geçerli bir veritabanı bağlantısının tanımlı ve test edilmiş olması gerekir.
Zirve ve Eta fatura aktarımı geliştirme aşamasındadır. Güncel destek durumunu Muhasebe Programı Entegrasyonları sayfasından takip edebilirsiniz.
Firma Ayarları ekranında ilgili mükellefe o deponun kaydını eklemeniz ve deponun istediği giriş bilgilerini girmeniz yeterlidir. Alanlar depoya göre değişir; program yalnızca o depoda gerekli olan alanları etkinleştirir.
Dosya İşle sekmesi Excel ve CSV kabul eder. e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri Depodan Al sekmesindeki entegratör bağlantıları üzerinden çekilir; program UBL-TR belgelerini kendisi ayrıştırır ve Faturayı Görüntüle düğmesiyle okunabilir biçimde açabilirsiniz.
O cari için tanımlı kuralda bu KDV oranının karşılığı yok. Alt kırılımlı hesap planlarında yanlış hesaba fiş atmamak için varsayılan kodla otomatik doldurma yapılmaz. Doğru kodu bir kez seçtiğinizde program bunu öğrenir.
Matrah ve KDV toplamı ile faturanın genel toplamı örtüşmüyor. Genellikle iade ya da negatif tutarlı faturalarda görülür. Faturayı Görüntüle ile belgeyi kontrol edin; toplu düzeltme için Matrah Farklarını Düzelt düğmesini kullanabilirsiniz, bu işlem geri alınamaz.
Fatura kaynakları dönem bazlı çalıştığı ve muhasebe fişi ay bazında oluştuğu için aralık aynı ayın başı ile sonu olmalıdır. Birden çok ay için işlemi ay ay tekrarlayın.
Yapabilirsiniz. Fatura İndir (Tarayıcı) düğmesiyle açılan pencerede portala girip doğrulama kodunu yazarsınız, ardından indirme ve aktarım normal akışında devam eder.
Aktarımı hızlandırmak, çalışmanızı kaydedip geri yüklemek ve güncellemeleri yönetmek için İleri Düzey: Otomatik Tamamlama, Çalışma Kaydetme ve Güncellemeler makalesine geçin.
Banka ekstrelerinizi ve faturalarınızı dakikalar içinde muhasebe yazılımınıza aktarın.
Aşağıdaki sayılar BEF sistemindeki güncel kayıtlardan üretilir.
Mali müşavirlerin, muhasebe bürolarının ve şirket ön muhasebelerinin Luca ile Mikro üzerinde karşılaştığı tipik iş akışları. Bu kartlar ürünün gerçek yeteneklerini anlatan temsili örneklerdir; müşteri yorumu değildir.
