Fatura İşlemleri: İndirme, İşleme, Eşleştirme ve Aktarım
Yardım Makalesi · 11 görüntülenme
Bu rehber, bir faturanın BEF'e girişinden muhasebe programınıza aktarımına kadar uçtan uca akışı dört kısa adımda özetler: depodan indirme, dosya veya e-Fatura işleme, satırları hesap koduyla eşleştirme ve muhasebeye aktarım. İşlemlerin çoğu otomatiktir; size yalnızca denetim ve eksik kod tamamlama kalır.
1. Ecza Deposu Faturalarını İndirme
Ana ekrandan fatura açma işlevine tıklayınca Fatura Seçimi ekranı açılır: solda mükellef listesi, sağda fatura kaynağı sekmeleri. Otomatik indirme için ilgili deponun kullanıcı adı ve parolası Muhasebe Programı, Bağlantı ve Firma/Depo Ayarları'nda tanımlı olmalıdır.
- Mükellef Listesi'nden firmayı seçin. Liste uzunsa Mükellef Filtrele kutusuna birkaç harf yazın.
- Sağdaki Depodan Al sekmesine geçin. Ecza Depoları listesinden bir veya birden çok depoyu (Selçuk, İEK, BEK, QNB, Alliance, Eczacıkart vb.) seçin; tümü için Bütün Depoları İşle'yi işaretleyin.
- Başlangıç ve Bitiş Tarihi'ni girin (varsayılan: bir önceki ay).
- İşlem türünü seçin: Alış Faturası (varsayılan) veya Satış Faturası.
- Başla'ya tıklayın. Program depoya bağlanır ve faturaları ilerleme çubuğuyla indirir.
Bazı portallar resim doğrulama (CAPTCHA) ister ya da otomatik bağlantıya izin vermez. Bu durumda program bir tarayıcı penceresi açar; portala giriş yapın, CAPTCHA çıkarsa kodu küçük giriş penceresine yazıp onaylayın. İşlem kaldığı yerden devam eder. İndirme başarısız olursa büyük ihtimalle giriş bilgileri hatalıdır; Firma Ayarları'ndaki Tarayıcıda Görüntüle ile portal girişini test edin.
2. Dosyadan ve e-Fatura (UBL) İşleme
Depoya otomatik bağlanamadığınızda ya da faturayı elle indirdiğinizde sağdaki Dosya İşle sekmesini kullanın. SEÇ ile dosyayı gösterin, türü (Alış/Satış) seçin ve Başla'ya basın. Program dosyayı okuyup satırları ekrana yükler.
.xls, .xlsx), CSV ve e-Fatura/e-Arşiv zip paketleri. UBL-TR standardındaki XML faturalar bir zip içinde gelir; program paketi otomatik tanır, içindeki belgeleri ayrıştırır. Paketi açmanıza gerek yoktur.
3. Fatura Satırlarını Hesap Koduyla Eşleştirme
Faturalar yüklenince satırlar tabloda görünür. Program, her aktarımdan sonra tedarikçinin Vergi No'sunu ve atadığınız Kod'u hafızada tutar; aynı vergi numarası tekrar geldiğinde Kod sütununu otomatik doldurur. Eşleşme bulunamayan satırda ? görünür ve durum Eksik Kod olur.
- ? içeren veya yanlış kodlu satırda Kod hücresine tıklayın; hesap planı açılır, arama kutusuyla filtreleyin ve doğru hesabı seçin.
- Boş kodları tek seferde doldurmak için Ctrl+Alt+A kısayolunu kullanın.
- Değişiklikleri Ctrl+S ile kaydedin.
Program ayrıca Tutar + KDV Tutarı toplamını Genel Toplam ile karşılaştırır. Fark eşiği aşarsa satır vurgulanır ve Fark Var uyarısı çıkar. İade veya negatif tutarlı faturalarda bu uyarı sık görülür; değerleri orijinal belgeyle kontrol edip düzeltin.
4. Faturaları Muhasebeye Aktarma
Tüm satırlar Tamamlandı olunca aktarıma geçebilirsiniz. Araç çubuğundaki Aktar düğmesine tıklayın ya da Alt+X kısayolunu kullanın. Eksik kod varsa aktarım başlamaz, imleç ilk eksik satıra konumlanır.
Açılan aktarım panelinde şunları doğrulayın:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Firma | Aktarımın yapılacağı muhasebe firması. |
| İşlem Türü | Alış veya Satış Faturası. Yanlış tür hatalı fiş oluşturur. |
| Fatura/Satır Sayısı | Aktarılacak toplam fatura ve kalem sayısı. |
| Hedef Program | Luca, Mikro, Zirve veya Eta; bağlı programınıza göre otomatik belirlenir. |
Bilgiler doğruysa Aktar'a basın. Luca için çevrimiçi servis üzerinden, Mikro gibi programlar için veritabanına doğrudan yazılır. İşlem bitince onay mesajı görünür. Ardından muhasebe programınızı açıp fişlerin doğru türde, kod ve tutarların örtüşür şekilde oluştuğunu kontrol edin.
Sonraki Adım
Aktarımı otomatikleştirmek, yedek almak ve güncellemeleri yönetmek için İleri Düzey: Otomasyon, Yedekleme ve Güncellemeler bölümüne geçin.
İlgili Eğitimler
BEF'i denemeye hazır mısınız?
Banka ekstrelerinizi ve faturalarınızı dakikalar içinde muhasebe yazılımınıza aktarın.