Yardım Makalesi · 70 görüntülenme
Yazan: BEF Eğitim Ekibi · Yayın: · Son güncelleme:
Bu rehber, bir faturanın BEF'e girişinden muhasebe programınıza aktarımına kadar uçtan uca akışı dört kısa adımda özetler: depodan indirme, dosya veya e-Fatura işleme, satırları hesap koduyla eşleştirme ve muhasebeye aktarım. İşlemlerin çoğu otomatiktir; size yalnızca denetim ve eksik kod tamamlama kalır.
Ana ekrandan fatura açma işlevine tıklayınca Fatura Seçimi ekranı açılır: solda mükellef listesi, sağda fatura kaynağı sekmeleri. Otomatik indirme için ilgili deponun kullanıcı adı ve parolası Muhasebe Programı, Bağlantı ve Firma/Depo Ayarları'nda tanımlı olmalıdır.
Bazı portallar resim doğrulama (CAPTCHA) ister ya da otomatik bağlantıya izin vermez. Bu durumda program bir tarayıcı penceresi açar; portala giriş yapın, CAPTCHA çıkarsa kodu küçük giriş penceresine yazıp onaylayın. İşlem kaldığı yerden devam eder. İndirme başarısız olursa büyük ihtimalle giriş bilgileri hatalıdır; Firma Ayarları'ndaki Tarayıcıda Görüntüle ile portal girişini test edin.
Depoya otomatik bağlanamadığınızda ya da faturayı elle indirdiğinizde sağdaki Dosya İşle sekmesini kullanın. SEÇ ile dosyayı gösterin, türü (Alış/Satış) seçin ve Başla'ya basın. Program dosyayı okuyup satırları ekrana yükler.
.xls, .xlsx), CSV ve e-Fatura/e-Arşiv zip paketleri. UBL-TR standardındaki XML faturalar bir zip içinde gelir; program paketi otomatik tanır, içindeki belgeleri ayrıştırır. Paketi açmanıza gerek yoktur.
Faturalar yüklenince satırlar tabloda görünür. Program, her aktarımdan sonra tedarikçinin Vergi No'sunu ve atadığınız Kod'u hafızada tutar; aynı vergi numarası tekrar geldiğinde Kod sütununu otomatik doldurur. Eşleşme bulunamayan satırda ? görünür ve durum Eksik Kod olur.
Program ayrıca Tutar + KDV Tutarı toplamını Genel Toplam ile karşılaştırır. Fark eşiği aşarsa satır vurgulanır ve Fark Var uyarısı çıkar. İade veya negatif tutarlı faturalarda bu uyarı sık görülür; değerleri orijinal belgeyle kontrol edip düzeltin.
Tüm satırlar Tamamlandı olunca aktarıma geçebilirsiniz. Araç çubuğundaki Aktar düğmesine tıklayın ya da Alt+X kısayolunu kullanın. Eksik kod varsa aktarım başlamaz, imleç ilk eksik satıra konumlanır.
Açılan aktarım panelinde şunları doğrulayın:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Firma | Aktarımın yapılacağı muhasebe firması. |
| İşlem Türü | Alış veya Satış Faturası. Yanlış tür hatalı fiş oluşturur. |
| Fatura/Satır Sayısı | Aktarılacak toplam fatura ve kalem sayısı. |
| Hedef Program | Luca, Mikro, Zirve veya Eta; bağlı programınıza göre otomatik belirlenir. |
Bilgiler doğruysa Aktar'a basın. Luca için çevrimiçi servis üzerinden, Mikro gibi programlar için veritabanına doğrudan yazılır. İşlem bitince onay mesajı görünür. Ardından muhasebe programınızı açıp fişlerin doğru türde, kod ve tutarların örtüşür şekilde oluştuğunu kontrol edin.
Aktarımı otomatikleştirmek, yedek almak ve güncellemeleri yönetmek için İleri Düzey: Otomasyon, Yedekleme ve Güncellemeler bölümüne geçin.
Banka ekstrelerinizi ve faturalarınızı dakikalar içinde muhasebe yazılımınıza aktarın.
Aşağıdaki sayılar BEF sistemindeki güncel kayıtlardan üretilir.
Mali müşavirlerin, muhasebe bürolarının ve şirket ön muhasebelerinin Luca ile Mikro üzerinde karşılaştığı tipik iş akışları. Bu kartlar ürünün gerçek yeteneklerini anlatan temsili örneklerdir; müşteri yorumu değildir.
