Luca ve Mikro Bağlantı Ayarları ile Firma/Depo Tanımları

BEF'i kullanmaya başlamadan önce üç temel ayarı yapmanız gerekir: hangi muhasebe programıyla çalışacağınız, o programa nasıl bağlanacağınız ve hangi mükellefin hangi fatura kaynağıyla eşleştiği. Bu ayarlar bir kez yapılır; Luca banka ekstresi aktarımı ve Mikro banka ekstresi aktarma işlemleri bu tanımların üzerine kurulur.

İlk kurulum ve muhasebe programı seçimi

Programa ilk kez giriş yaptığınızda ve henüz hiçbir ayar yoksa ana ekran açılmadan önce İlk Kurulum ekranı gelir. Bu adımın amacı, programın hangi muhasebe sistemiyle çalışacağını öğrenmektir. Muhasebe programı listesinden işletmenizde kullandığınız yazılımı seçin:

• Luca: Bulut tabanlıdır. Portal oturumu açılır, hesap planı dönem bazlı okunur ve fişler portal üzerinden oluşturulur.
• Mikro: SQL Server veritabanına doğrudan yazar; ara dosya üretilmez.
• Zirve ve Eta: Entegrasyonları geliştirme aşamasındadır. Güncel destek durumu Muhasebe Programı Entegrasyonları sayfasında yayınlanır.

Program Ayarları: bağlantı kurulumu

Muhasebe programı bağlantısı ana menüdeki Program Ayarları ekranından yapılandırılır. Üstteki Muhasebe Programı Seçimi bölümündeki tercihinize göre alttaki alanlar değişir.

Luca için: Luca Giriş Bilgileri bölümünde iki şey tanımlanır. Birincisi Luca Üye Numarası; aboneliğinize ait numaradır ve Luca yönetim panelinizde ya da abonelik belgelerinizde yer alır. İkincisi Luca Kullanıcıları tablosudur: her satırda bir kullanıcı adı ve şifre bulunur. Kullanıcı Ekle ile satır eklenir, Seçiliyi Sil ile kaldırılır. Çok firmalı aboneliklerde birden fazla kullanıcı tanımlanabilir. Luca yerel bir SQL kurulumu gerektirmez.

Mikro, Zirve ve Eta için: Bu programlar yerel ya da ağ üzerindeki bir SQL Server veritabanına yazar. Veri Tabanı Bağlantısı Seçimi bölümündeki Bağlantı Bilgileri alanına sunucu adı ya da IP, veritabanı adı, SQL kullanıcısı ve paroladan oluşan bağlantı dizgisini girin. Elle yazmak yerine Bağlantı Oluşturucu düğmesini kullanmanız önerilir: açılan pencerede bilgileri ayrı alanlara girersiniz, dizgi otomatik üretilir.

Bilgileri girdikten sonra Test Et düğmesine tıklayın. Başarılıysa onay mesajı görünür ve Ayarları Kaydet ile ayarları saklayabilirsiniz. Başarısızsa sunucu, veritabanı ve kullanıcı bilgilerini, SQL Server servisinin çalıştığını ve ağ erişimini kontrol edin.

Aynı ekranda iki ayar daha bulunur: Tarayıcı Seçimi (Fatura İndirme) ile portal girişlerinde kullanılacak tarayıcıyı, Otomatik Giriş Yönetimi ile programa her açılışta otomatik oturum açılıp açılmayacağını belirlersiniz.

Firma Ayarları: mükellef, depo ve hesap kodları

BEF'in tüm işlemleri bir mükellef bağlamında yürür. Firma Ayarları ekranının solundaki Mükellefleriniz listesi kayıtlı tüm firmaları gösterir; üstteki filtre kutusuna firma adını ya da vergi numarasını yazarak arayabilirsiniz. Listeden bir firmaya tıkladığınızda sağdaki form o firmaya ait fatura depolarını ve hesap kodu eşlemelerini yükler.

Fatura deposu ekleme. Her firmaya birden fazla kaynak tanımlayabilirsiniz. Bilgileri bir kez girersiniz; fatura çekme işlemini program otomatik yürütür.

1. Yeni Kayıt düğmesine basın ve Fatura Deposu listesinden kaynağı seçin.
2. Etkinleşen alanları doldurun. Alanlar depoya göre değişir: bazı kaynaklar yalnızca kullanıcı adı ve parola isterken, API tabanlı entegratörler Client ID ve Client Secret de ister. Program yalnızca o kaynakta gerekli olan alanları açar, gereksiz alanları göstermez.
3. Kaydet düğmesine basın. Aynı düğme güncelleme için de kullanılır; bir kaydı kaldırmak için seçip Sil düğmesini kullanın.

Hesap kodu eşlemeleri. Fatura aktarımında her satıra otomatik hesap kodu atanabilmesi için firmanın hesap planından doğru kodları seçmeniz gerekir. Eşleme alanları hesap planını otomatik yükler:

Bilgileri kaydettikten sonra Tarayıcıda Görüntüle düğmesiyle test edebilirsiniz: girdiğiniz kullanıcı adı ve parola ile kaynağın portalı varsayılan tarayıcınızda açılır ve giriş alanları otomatik doldurulur. Alanlar dolu geliyorsa bilgiler doğru kaydedilmiştir.

Aynı ekrandaki Otomatik Fatura Tamamlama düğmesi, cari bazında öğrenilmiş hesap kodu kurallarını yönetmenizi sağlar. Ana menüdeki Varsayılan Fatura Kodları ekranı ise kural bulunmadığında kullanılabilecek genel kodları tanımlar.

Sık sorulan sorular

Luca için ayrıca SQL kurmam gerekir mi?

Hayır. Luca bulut tabanlıdır; yalnızca Luca üye numaranızı ve portal kullanıcı bilgilerinizi girmeniz yeterlidir.

Mikro bağlantı testi başarısız oluyor, ne yapmalıyım?

Sunucu adı ya da IP, veritabanı adı, SQL kullanıcı adı ve parolayı kontrol edin. SQL Server servisinin çalıştığından ve bilgisayarınızın sunucuya ağ üzerinden erişebildiğinden emin olun. Bağlantı dizgisini elle yazmak yerine Bağlantı Oluşturucu penceresini kullanmak yazım hatalarını önler.

Muhasebe programımı sonradan değiştirebilir miyim?

Evet. Program Ayarları ekranındaki Muhasebe Programı Seçimi bölümünden değiştirebilirsiniz, ancak yeni programa ait bağlantı bilgilerini girmeniz gerekir.

Depo giriş bilgilerim güvende mi?

Portal kullanıcı adı ve parolalarınız şifrelenerek merkezi sunucuda saklanır. Bilgisayarınızda düz metin olarak tutulmaz ve programın arayüzünde parola alanı maskelenir.

Bir deponun istediği alan neden diğerinden farklı?

Her kaynağın kimlik doğrulama yöntemi farklıdır. Program, seçtiğiniz kaynağın gerçekten ihtiyaç duyduğu alanları açar; API tabanlı entegratörlerde Client ID ve Client Secret, portal tabanlı depolarda kullanıcı adı ve parola yeterli olur.

Hesap kodu alanlarını boş bırakırsam ne olur?

Fatura satırları kodsuz gelir ve aktarım öncesinde eksik hesap kodu uyarısı alırsınız. Kodları elle tamamlayabilirsiniz, ancak firma ayarlarını baştan doldurmak her ay tekrar eden işi ortadan kaldırır.

Sonraki adım

Bağlantı ve firma ayarlarını tamamladıktan sonra hesabınızı koruma altına almak için Hesap Güvenliği, İki Adımlı Doğrulama ve Cihaz Yönetimi makalesine geçebilirsiniz.