Eczane, mali müşavirin portföyünde dışarıdan basit görünen ama ay sonunda en çok soru üreten mükelleflerden biridir. Alışların neredeyse tamamı birkaç ecza deposundan gelir, satışların büyük bölümü ise tek bir alıcıya, Sosyal Güvenlik Kurumu'na (SGK) faturalanır. Araya mal fazlası, depoya kesilen hizmet bedeli ve ciro primi faturaları, iki farklı KDV oranı ve miadı dolan ilaçlar girer. Bu rehber, eczane muhasebesinin bu tipik kalemlerini tek tek ele alır ve her biri için örnek yevmiye kaydı verir. Tüm tutarlar örnektir ve hesap kodları Tekdüzen Hesap Planı'na göre gösterilmiştir.
Eczaneler uygulamada çoğunlukla eczacı adına, gerçek kişi ticari kazanç mükellefi olarak faaliyet gösterir. Defter türü, Vergi Usul Kanunu'nun (VUK) 177. maddesindeki alış, satış veya hasılat hadlerine göre belirlenir: hadleri aşan mükellef bilanço esasına, aşmayan işletme hesabı esasına göre defter tutar. Bu hadler her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellendiği için tutarı ezbere değil, GİB'in güncel "defter tutma hadleri" tablosundan kontrol etmek gerekir. Eczanelerin ciroları ilaç fiyatlarıyla birlikte hızla büyüdüğünden, sınıra yakın mükellefte bir sonraki yılın defter türünü dönem bitmeden değerlendirmek iyi bir alışkanlıktır.
Aşağıdaki örnekler bilanço esasına göre hesap kodlarıyla verilmiştir. İşletme hesabı tutan eczanede aynı olaylar gider ve gelir sütunlarına, yıl sonu emtia mevcudu ise defterin envanter bölümüne aynı mantıkla yansır.
Depodan gelen faturada genellikle iki tür kalem bulunur: beşeri tıbbi ürünler (ilaç) ve dermokozmetik, mama, medikal sarf gibi ilaç dışı ürünler. Bu ayrım KDV açısından önemlidir. GİB'in güncel KDV oranları dokümanına göre Sağlık Bakanlığı tarafından ruhsatlandırılan veya ithaline izin verilen beşeri tıbbi ürünler, KDV oranları kararnamesine ekli (II) sayılı listenin 18. sırasında yer alır ve bu listedeki teslimler 10 Temmuz 2023'ten bu yana %10 oranına tabidir. Listelerde yer almayan ürünlere genel oran olan %20 uygulanır. Bir ürünün hangi gruba girdiği ürün bazında ayrıca değerlendirilmelidir; "eczanede satılıyor" olması tek başına %10 için yeterli değildir.
Örnek: Eczane, A Ecza Deposu'ndan 50.000 TL ilaç (%10 KDV) ve 4.000 TL dermokozmetik ürün (%20 KDV) alıyor.
| Hesap kodu | Hesap adı | Borç | Alacak |
|---|---|---|---|
| 153 | Ticari Mallar | 54.000,00 | |
| 191 | İndirilecek KDV | 5.800,00 | |
| 320 | Satıcılar (A Ecza Deposu) | 59.800,00 |
Pratik öneri: 153 hesabını ilaç ve ilaç dışı ürünler için alt hesaplara, 191 hesabını da oranlara göre ayırmak, KDV beyannamesi ve yıl sonu sayım mutabakatını kolaylaştırır. Depo faturasındaki eczacı iskontosu ve satır iskontoları faturada gösterildiği için ayrıca kayda alınmaz; KDV Kanunu'nun 25. maddesine göre ticari teamüle uygun ve faturada gösterilen iskontolar zaten matraha dahil değildir.
Mal fazlası, belirli bir adet alındığında depo veya firmanın faturaya ek olarak bedelsiz kutu vermesidir. Faturada bu kutular sıfır bedelle ya da iskonto satırıyla görünür. Muhasebe açısından ayrı bir gelir doğmaz; ödenen toplam bedel, gelen toplam adede yayılır ve birim maliyet düşer.
Örnek: 100 kutu x 100 TL = 10.000 TL faturalanıyor, 10 kutu da MF olarak bedelsiz geliyor. Kayıt yalnızca fatura bedeli üzerinden yapılır: 153 hesabına 10.000 TL, 191 hesabına 1.000 TL borç, 320 hesabına 11.000 TL alacak. Stok kartında ise 110 kutu girer ve birim maliyet yaklaşık 90,91 TL olur. Bedelsiz kutuları sıfır maliyetle ayrı bir kalem gibi izlemek, dönem sonu sayımında maliyetin yanlış hesaplanmasına yol açar.
Eczaneler, çalıştıkları depolara "hizmet bedeli", "ciro primi" veya "erken ödeme iskontosu" adlarıyla fatura düzenler. Bu faturalar ayrı bir tahsilatla değil, çoğunlukla depoya olan borçtan mahsupla kapanır.
Gelir hesabı: Samsun Vergi Dairesi Başkanlığı'nın 02.01.2017 tarihli ve 97338759-105-2 sayılı özelgesinde, eczanenin ecza depolarına düzenlediği hizmet bedeli, erken ödeme indirimi ve ciro primi faturaları ile SGK'ya düzenlediği reçete başına hizmet bedeli faturalarının fatura tarihinde gelir olarak dikkate alınması ve 602 Diğer Gelirler hesabında izlenmesi gerektiği belirtilmiştir. Özelgenin yalnızca başvuran mükellefi bağladığı unutulmamalıdır. Uygulamada bir kısım meslek mensubu, belirli bir mal alımına doğrudan bağlanabilen primleri o malın maliyetinden düşmeyi, erken ödeme iskontosunu ise finansman niteliğinde bir gelir olarak izlemeyi savunur. Her iki yaklaşımın da dayanağı vardır; hangisinin seçileceğine, faturanın içeriğine ve sözleşmeye bakarak mali müşavir karar verir ve tercih yıllar içinde tutarlı uygulanmalıdır.
KDV: Faturada gösterilmeyen ve sonradan doğan bu tür bedeller KDV'ye tabidir. Uygulanacak oran konusunda ise farklı tarihli özelgelerde iki yaklaşım görülür: eski 26 Seri No.lu KDV Genel Tebliği açıklamasına dayanan özelgeler ciro primini bir hizmet sayıp genel oranı uygulamış, diğerleri ise bunu matrahta değişiklik kabul edip asıl teslime uygulanan oranı esas almıştır. Hizmet bedeli faturası gerçekten bir hizmet karşılığıysa genel oran uygulanır. Ciro primi ve erken ödeme iskontosu için güncel KDV Genel Uygulama Tebliği ve mükellefin durumuna en yakın güncel özelge ayrıca kontrol edilmelidir.
Örnek: Eczane, A Ecza Deposu'na 3.000 TL + %20 KDV hizmet bedeli faturası düzenliyor ve tutar depoya olan borçtan mahsup ediliyor.
| Hesap kodu | Hesap adı | Borç | Alacak |
|---|---|---|---|
| 320 | Satıcılar (A Ecza Deposu) | 3.600,00 | |
| 602 | Diğer Gelirler | 3.000,00 | |
| 391 | Hesaplanan KDV | 600,00 |
Eczane, dönem içinde karşıladığı reçetelerin kuruma düşen kısmı için SGK'ya fatura düzenler. Hastadan alınan katılım payları ve SGK adına tahsil edilen tutarlar ayrı izlenmelidir; eczanenin kendi geliri olmayan tahsilatları satışa eklemek hem hasılatı hem KDV'yi şişirir.
Örnek: Ay sonunda SGK'ya 80.000 TL + %10 KDV reçete faturası düzenleniyor.
| Hesap kodu | Hesap adı | Borç | Alacak |
|---|---|---|---|
| 120.01 | Alıcılar (SGK) | 88.000,00 | |
| 600 | Yurtiçi Satışlar | 80.000,00 | |
| 391 | Hesaplanan KDV | 8.000,00 |
SGK ödemesi geldiğinde inceleme sonucu yapılan kesintiler ortaya çıkar. Kesinti, satış bedelinde bir azalma niteliğindeyse KDV Kanunu'nun 35. maddesi kapsamında matrah düzeltmesi gerekir. Örnek: SGK 87.000 TL ödüyor, 1.000 TL kesinti yapıyor ve kesinti bedel azalması sayılıyor.
| Hesap kodu | Hesap adı | Borç | Alacak |
|---|---|---|---|
| 102 | Bankalar | 87.000,00 | |
| 611 | Satış İskontoları | 909,09 | |
| 391 | Hesaplanan KDV | 90,91 | |
| 120.01 | Alıcılar (SGK) | 88.000,00 |
Kesinti bedel indirimi değil de ceza niteliğindeyse KDV düzeltmesi yapılmaz ve tutarın tamamı gider tarafında değerlendirilir. Her ay 120.01 hesabının bakiyesini SGK'nın ödeme ve kesinti dökümüyle fatura bazında eşleştirmek, yıl sonunda açıklanamayan bir SGK bakiyesiyle karşılaşmayı önler.
VUK'un 274. maddesine göre emtia maliyet bedeliyle değerlenir. Aynı madde, bozulma gibi nedenlerle değer kaybeden emtianın ve ıskartaların emsal bedelle değerlenmesine imkan tanır; miadı dolan ilaçlar bu açıdan ayrıca değerlendirilmeli ve imha veya iade süreci belgelendirilmelidir. Sürekli envanter kullanılmayan eczanede satılan malın maliyeti yıl sonunda sayımla bulunur.
Örnek: Dönem başı stok 200.000 TL, yıl içi alışlar 1.000.000 TL, yıl sonu sayım 250.000 TL. Satılan malın maliyeti 200.000 + 1.000.000 - 250.000 = 950.000 TL olur.
| Hesap kodu | Hesap adı | Borç | Alacak |
|---|---|---|---|
| 621 | Satılan Ticari Mallar Maliyeti | 950.000,00 | |
| 153 | Ticari Mallar | 950.000,00 |
Sayım listesi eczane programından barkod bazında alınmalı, MF ile gelen kutular maliyete dağıtılmış birim fiyatla değerlenmeli ve liste eczacıya imzalatılarak saklanmalıdır.
Depo faturalarının toplanması ve fişe çevrilmesi gibi mekanik işlerde BEF (Banka Eczane Fatura Çevirici) yardımcı olabilir: ecza depolarından alış faturalarını dönem seçerek çeker, KDV oranına ve matraha göre fiş satırına dönüştürür, hesap kodu önerir ve kontrol ettiğiniz fişleri Luca veya Mikro'ya aktarır. Hesap koduna ve kaydın niteliğine yine mali müşavir karar verir. Desteklenen kaynaklar Fatura Entegrasyonları, aktarım yapılan programlar Muhasebe Programları sayfasındadır.
GİB'in güncel KDV oranları dokümanına göre ruhsatlı beşeri tıbbi ürünler (II) sayılı listenin 18. sırasında yer alır ve %10 orana tabidir; listede yer almayan dermokozmetik gibi ürünlere genel oran olan %20 uygulanır.
02.01.2017 tarihli Samsun VDB özelgesi 602 Diğer Gelirler hesabını işaret eder; mala doğrudan bağlanabilen primleri maliyetten düşen alternatif görüş de vardır ve tercih mali müşavire aittir.
Hayır. Faturada gösterilen bedelsiz kutular ayrı gelir doğurmaz, ödenen bedel toplam adede dağıtılarak birim maliyeti düşürür.
Kesinti satış bedelinde azalma niteliğindeyse KDV Kanunu'nun 35. maddesine göre düzeltme yapılır; ceza niteliğindeki kesintilerde KDV düzeltmesi yapılmaz.
VUK 177. maddedeki hadlere göre belirlenir; hadleri aşan eczane bilanço esasına geçer. Hadler her yıl güncellendiğinden GİB'in güncel tablosu esas alınmalıdır.
VUK 274. madde bozulma gibi nedenlerle değer kaybeden emtianın emsal bedelle değerlenmesine imkan tanır; imha veya iade sürecinin belgelendirilmesi gerekir.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Somut durumda güncel mevzuat ve özelgeler esas alınmalıdır.
Banka ekstrelerinizi ve faturalarınızı muhasebe yazılımınıza tek tıkla aktarın.
Fiyatları İnceleyinAşağıdaki sayılar BEF sistemindeki güncel kayıtlardan üretilir.
Mali müşavirlerin, muhasebe bürolarının ve şirket ön muhasebelerinin Luca ile Mikro üzerinde karşılaştığı tipik iş akışları. Bu kartlar ürünün gerçek yeteneklerini anlatan temsili örneklerdir; müşteri yorumu değildir.
