Mali müşavirlik bürosunda ay sonu iş yükünü azaltmanın yolu, beyanname tarihlerinden geriye doğru bir iş takvimi kurup veriyi ay içine yaymak ve her mükellefte aynı kontrol listesini uygulamaktır. Yoğunluğun büyük kısmı işin kendisinden değil, ekstrenin, faturanın ve fişin son günlerde gelmesinden ve aynı kararların her ay yeniden verilmesinden doğar. Aşağıdaki takvim ve kontrol listesi, bir büronun kendi düzenine uyarlayabileceği bir başlangıç noktasıdır.
Kısaca
- Muhtasar ve prim hizmet beyannamesi izleyen ayın 26'sında, KDV beyannamesi 28'inde verilir; iş takvimi bu iki tarihten geriye kurulmalıdır.
- Banka ekstrelerini Excel veya CSV olarak, faturaları portaldan, fişleri fotoğrafla ay içinde toplamak son haftanın yükünü azaltır.
- Her mükellefte aynı mutabakat sırası (banka, POS, cari, KDV, stopaj, SGK, kasa) hataların erken bulunmasını sağlar.
- Tekrar eden kodlama kararlarını kurala, iş dağılımını mükellef bazına bağlamak çift işi ve çakışmayı önler.
Büronun ay sonu takvimi beyanname ve kayıt sürelerine göre kurulur. Gelir İdaresi Başkanlığının beyanname verme ve ödeme süreleri tablosuna göre temel tarihler şunlardır:
| Yükümlülük | Süre | Ön koşul olan iş |
|---|---|---|
| Muhtasar ve prim hizmet beyannamesi (aylık) | İzleyen ayın 26'sı, 23.59 | Bordro, kira ve serbest meslek ödemeleri, gider pusulası stopajları |
| Damga vergisi beyannamesi (aylık) | İzleyen ayın 26'sı | Sözleşme ve bordro damga vergisi |
| KDV beyannamesi (aylık) | İzleyen ayın 28'i, 23.59 | Alış ve satış faturaları, Z raporları, gider fişleri, banka masrafları |
| Defter-Beyan Sistemine kayıt (işletme, serbest meslek) | O aya ait KDV beyannamesinin son günü | Gelir ve gider belgelerinin tamamı |
| Yevmiye kaydı (bilanço esası) | VUK 219: on gün, fiş düzeniyle çalışanlarda en fazla 45 gün | Banka, fatura ve diğer belgeler |
Bu tabloya göre stopaj doğuran ödemelerin 20'sine kadar, KDV'yi etkileyen belgelerin ise 24'üne kadar işlenmiş olması iki gün nefes payı bırakır. Tarihleri her yıl GİB'in güncel tablosundan ve olası süre uzatımı duyurularından teyit edin.
Sıkışmanın ilk nedeni verinin son günlerde gelmesidir. Her mükellef için ay içinde en az bir ara toplama günü belirlemek, kayıt işini de parçalara böler.
Kontrolün her mükellefte aynı sırayla yapılması, eksik adımı görünür kılar. Aşağıdaki sıra bilanço esasındaki bir mükellef içindir; işletme defterinde banka ve cari adımları belge kontrolüne dönüşür.
| Sıra | Kontrol | Neye bakılır |
|---|---|---|
| 1 | 102 Bankalar | Her alt hesabın bakiyesi banka hesap özetiyle aynı mı? Virman iki kez kaydedildi mi? |
| 2 | 108 POS alacakları | Blokeli tutarlar bankanın valör listesiyle uyumlu mu? Komisyon ayrıldı mı? |
| 3 | 120 ve 320 cari hesaplar | Ters bakiye veren cari var mı? Faturası olmayan tahsilat veya ödeme var mı? |
| 4 | 191 ve 391 KDV | Oran bazındaki tutarlar beyanname satırlarıyla uyumlu mu? Fatura sınırını aşan ÖKC fişi ayıklandı mı? |
| 5 | 360 stopaj ve vergiler | Muhtasar tutarı kira, serbest meslek ve gider pusulası kayıtlarıyla eşleşiyor mu? |
| 6 | 361 SGK | Bordro tahakkuku ile ödenen prim aynı mı? |
| 7 | 100 Kasa | Kasa eksi bakiyeye düşüyor mu? Z raporları ve nakit giderler aynı dönemde mi? |
Banka adımının ayrıntısı banka mutabakatı rehberinde, POS kalemleri POS komisyonu muhasebe kaydı yazısında, dövizli hesapların ay ve dönem sonu işlemleri dönem sonu döviz değerlemesi yazısında anlatılır.
Ay sonu yükünün görünmeyen kısmı tekrar eden kararlardır: aynı kira ödemesi, aynı tedarikçi, aynı banka masrafı her ay yeniden kodlanır. Bunu azaltmanın üç yolu vardır:
Büroda iş paylaşımı arttıkça aynı ekstrenin iki kişi tarafından kodlanması ya da aynı fişin iki kez aktarılması riski doğar. Bu tür çift kayıtlar ay sonunda en zor bulunan hatalardandır. Basit kurallar işe yarar:
Ay sonunun en mekanik kısmı, ekstre, fatura, Z raporu ve gider fişini tek tek fişe çevirmektir. Bu girişi elle yapmak yerine BEF, Excel veya CSV banka ekstrelerini, e-Fatura ve ecza deposu faturalarını, Z raporu ve gider fişi fotoğraflarını okuyup hesap kodu önerir; onayınızdan sonra fişleri desteklenen muhasebe programlarına (Luca, Mikro Müşavir, MikroKom GMS.NET, Zirve Müşavir, Orka WinIceberg) aktarır. Bir hafta ücretsiz denemek için üye olup bize ulaşabilirsiniz.
Veriyi ay sonunu beklemeden toplamak ve işlemektir. Ekstre, fatura ve fişleri ayın ortasında bir kez işlemek, son haftaya yalnız kalan kısmı bırakır ve beyanname tarihlerinden önce kontrol için zaman açar.
Aylık muhtasar ve prim hizmet beyannamesi izleyen ayın 26'sında, aylık KDV beyannamesi izleyen ayın 28'inde saat 23.59'a kadar verilir ve aynı süre içinde ödenir. Süre uzatımı olup olmadığını GİB duyurularından takip edin.
VUK 219'a göre muameleler defterlere on günden fazla geciktirilmeden kaydedilir. Kayıtlarını muhasebe fişleriyle düzenli yürüten işletmelerde fişlere işleme deftere işleme hükmündedir, ancak esas defterlere intikal 45 günü aşamaz.
532 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğine göre aylık işlemler, kural olarak o aya ait KDV beyannamesinin verilmesi gereken son günün sonuna kadar Defter-Beyan Sistemine kaydedilir.
En sık görülenler aynı banka hareketinin iki kez kaydedilmesi, aynı faturanın iki kez aktarılması ve farklı kişilerin aynı harekete farklı hesap kodu vermesidir. İşi mükellef bazında dağıtmak ve tek takip çizelgesi tutmak bu riski azaltır.
Banka ekstrelerinizi ve faturalarınızı muhasebe yazılımınıza tek tıkla aktarın.
Fiyatları İnceleyin1 hafta ücretsiz, bütün özellikler
Üye olun, sonra bize telefon, WhatsApp ya da Telegram'dan ulaşın; denemenizi açalım.
Aşağıdaki sayılar BEF sistemindeki güncel kayıtlardan üretilir.
BEF kullanan mali müşavir, muhasebe bürosu ve ön muhasebe ekiplerinin yorumları. Sen de deneyimini paylaş
