Z Raporu Muhasebe Kaydı: Oran Bazında Matrah, Tahsilat ve Bilgi Fişleri

Z raporu muhasebe kaydı, ödeme kaydedici cihazın (ÖKC) gün sonu raporundaki KDV dahil satış toplamlarının oran bazında matraha ve hesaplanan KDV'ye ayrılması, tahsilatın da nakit, kart ve diğer yollara göre ilgili hesaplara dağıtılmasıdır. Z raporu o günün satış hasılatını, hesaplanan KDV'yi ve tahsilatın hangi yolla yapıldığını tek bir kağıtta toplar. Kayıt basit görünür ama ay sonunda kasa eksi bakiyeye düşüyorsa, KDV beyannamesindeki matrah Z toplamlarıyla tutmuyorsa ya da cari hesap tahsilatları ikinci kez satış olarak yazılmışsa sorunun kaynağı çoğu zaman bu kaydın kurgusudur. Aşağıdaki örneklerdeki tutarların tamamı örnek amaçlıdır.

Kısaca

• Matrah, her KDV oranı için KDV dahil toplamın (1 + oran) değerine bölünmesiyle bulunur; KDV için rapordaki tutarı esas almak daha güvenlidir.
• Nakit tahsilat 100 Kasa, kartlı tahsilat genellikle 108 Diğer Hazır Değerler hesabına borç yazılır; doğrudan 102'ye yazmak banka mutabakatını bozar.
• Bilgi fişleri (faturalı satış, cari tahsilat, avans, yemek kartı) 600 ve 391 hesaplara yazılmaz.
• Günlük ya da aylık toplu fiş seçilebilir; VUK 219'daki kayıt sürelerine uyulmalı, Z numarası sürekliliği ayrıca izlenmelidir.

Z raporunda muhasebe için hangi bilgiler var?

Cihaz markası ve yazılım sürümüne göre görünüm değişse de muhasebe açısından bakılması gereken bloklar aynıdır:

• KDV oranı bazında toplamlar: Her oran için KDV dahil satış tutarı ve o orana düşen KDV. Kaydın omurgası bu satırlardır.
• Ödeme türleri: Nakit, banka veya kredi kartı, yemek kartı ve benzeri tahsilat toplamları.
• Fatura ve e-belgelere ilişkin satırlar: Cihazdan düzenlenen ya da cihaz üzerinden tahsilatı yapılan faturalar.
• Bilgi fişleri ve matrah dışı işlemler: Mali değeri olmayan, satış hasılatı sayılmayan kayıtlar.
• Z numarası ve kümülatif toplamlar: Raporların atlanıp atlanmadığını kontrol etmek için kullanılır.

Gelir İdaresi Başkanlığının yeni nesil cihazlar için 2025 sonunda yayımladığı taslak teknik kılavuzda Z raporu mali fişler, e-belgeler, diğer belgeler, matrah dışı işlemler, tamamlanmamış işlemler ve ödemeler şeklinde ayrı bloklar halinde tarif edilmektedir. Bu ayrım muhasebe kaydının da iskeletini oluşturur: yalnızca mali fişlerin oran toplamları satış hasılatıdır, geri kalan bloklar ya başka bir belgeyle zaten kayda girmiştir ya da hiç hasılat değildir.

KDV dahil toplamdan matraha geçiş

Z raporundaki oran toplamları KDV dahildir. Matrah, KDV dahil tutarın (1 + oran) değerine bölünmesiyle bulunur; KDV ise ikisinin farkıdır. Örnek olarak yüzde 1, yüzde 10 ve yüzde 20 oranları kullanılırsa:

Pratikte iki noktaya dikkat edin. Birincisi, Z raporunda her oran için KDV tutarı zaten yazılıdır; kendi hesapladığınız tutar ile rapordaki tutar arasında kuruş farkı çıkabilir, çünkü cihaz KDV'yi fiş fiş hesaplayıp yuvarlar. Beyanname ile cihazın mali hafızası arasında tutarlılık için rapordaki KDV'yi esas almak daha güvenlidir. İkincisi, toplam KDV'yi tek orandan geriye doğru hesaplamak, yani bütün satışı en yüksek orandaymış gibi bölmek, hem matrahı hem KDV'yi yanlış gösterir. Oran ayrımı yapılmadan atılan kayıt, KDV beyannamesinde oran bazında doldurulan satırlarla da çelişir.

Tahsilat kırılımı: nakit, kart ve diğerleri

Satışın karşı tarafı, yani borç kaydı, tahsilatın türüne göre dağıtılır. Tekdüzen Hesap Planına göre örnek eşleştirme şöyledir; alt hesap yapısı ve hatta ana hesap tercihi büroya ve işletmeye göre değişebilir:

Kartlı tahsilatı doğrudan 102 Bankalar hesabına yazmak, ekstre geldiğinde banka bakiyesinin tutmamasına yol açar; para henüz vadesiz hesapta değildir ve bankanın keseceği komisyon da ayrıca kayda alınacaktır. Komisyon ve bloke çözülme kaydı Z raporunun değil, banka ekstresinin işidir; bu kaydın ayrıntısı POS komisyonu muhasebe kaydı yazısındadır.

Bilgi fişleri neden hasılata eklenmez?

Yeni nesil ÖKC'lerden, satış hasılatı oluşturmayan ya da hasılatı başka bir belgeyle kayda giren işlemler için "mali değeri yoktur" ibareli bilgi fişleri düzenlenir. Gelir İdaresi Başkanlığının bilgi fişlerine ilişkin teknik kılavuzunda sayılan başlıca türler şunlardır:

• Faturalı satış bilgi fişi: Müşteriye kağıt fatura, e-Fatura veya e-Arşiv fatura düzenlenmiş, tahsilat cihaz veya bağlı POS üzerinden yapılmıştır. Satış faturadan kaydedilir; bilgi fişi yalnızca tahsilatı gösterir.
• Cari hesap tahsilatı: Daha önce faturalanmış bir alacağın tahsilidir. Kayıt 100 veya 108 borç, 120 alacak şeklindedir; 600 ve 391 hesaplar hiç çalışmaz.
• Avans bilgi fişi: Teslimden önce alınan kapora veya depozitodur. 340 Alınan Sipariş Avansları hesabında beklenir, teslimde düzenlenen faturayla kapanır.
• Yemek kartı ve yemek çeki bilgi fişi: Kılavuza göre bu tahsilatlar için kart şirketleri itibarıyla fatura düzenlenir; hasılat o fatura üzerinden kayda girer.
• Fatura tahsilatı: İşletmenin aracı olarak başkası adına tahsil ettiği tutarlardır. Tahsil edilen asıl tutar hasılat değildir; aracılık için ayrıca ücret alınıyorsa yalnızca o ücret satış sayılır.

Bu tutarların ortak noktası şudur: Z raporunun alt bloklarında görünürler ama 600 ve 391 hesaplara yazılmamaları gerekir. Faturalı satışın bilgi fişini Z hasılatına eklemek aynı satışı iki kez kaydetmek, cari tahsilatı eklemek ise olmayan bir satış için KDV hesaplamak anlamına gelir.

Örnek: bir günün Z raporu

Aşağıdaki tutarlar tamamen örnektir. Yukarıdaki tablodaki satışların 3.320,00 TL'si nakit, 8.000,00 TL'si kredi kartıyla tahsil edilmiştir. Aynı gün, daha önce fatura kesilmiş bir müşteriden 1.500,00 TL nakit cari hesap tahsilatı yapılmış ve bilgi fişi düzenlenmiştir.

1. Satış hasılatı (yalnızca mali fişler)

2. Cari hesap tahsilatı (bilgi fişi)

İki kaydı ayrı fişlerde tutmak denetimi kolaylaştırır: birinci fişin alacak toplamı Z raporunun mali fiş toplamıyla, ikinci fiş ise bilgi fişinin tutarıyla birebir karşılaştırılabilir. Gün sonu kasa sayımı 3.320,00 + 1.500,00 = 4.820,00 TL artışı göstermelidir.

Günlük fiş mi, aylık toplu fiş mi?

Vergi Usul Kanununun 219'uncu maddesine göre muameleler defterlere on günden fazla geciktirilmeden kaydedilir; kayıtlarını düzenli olarak muhasebe fişlerine dayanarak yürüten işletmelerde fişlere işleme deftere işleme hükmündedir, ancak esas defterlere intikal 45 günü aşamaz. Bu çerçevede iki yaygın uygulama vardır:

• Her Z raporu için ayrı fiş: Kasa hesabı gün gün izlenir, nakit giderlerle aynı gün karşılaştırılabilir. Kasa eksi bakiyesi riskini en aza indirir; fiş sayısı fazladır.
• Aylık veya dönemlik toplu fiş: Oran ve tahsilat türü toplamları tek fişte kaydedilir, açıklamaya ilk ve son Z numarası ile tarih aralığı yazılır. Fiş sayısı azalır, ama ay içindeki nakit giderler satıştan önce kayda girerse kasa geçici olarak eksiye düşebilir.

Hangisinin seçileceği işletmenin nakit yoğunluğuna ve büronun iş akışına bağlıdır. Toplu fiş tercih edildiğinde Z raporlarının tek tek bir tabloda tutulması, numara sürekliliğinin ve oran toplamlarının kontrol edilebilmesi için yine gereklidir. İşletme defteri tutan mükelleflerde de aynı mantık geçerlidir: hasılat matrah ve KDV olarak ayrı izlenir, bilgi fişleri gelir kaydına alınmaz.

Sık yapılan hatalar

• Bütün satışı tek orandan, genellikle en yüksek orandan matraha ayırmak.
• Faturalı satışın bilgi fişini Z hasılatına da eklemek; satış ve KDV iki kez kaydedilir.
• Cari hesap tahsilatını 600 hesaba yazmak.
• Kartlı tahsilatı doğrudan 102 hesaba almak, ekstre ile mutabakatı bozmak.
• Yemek kartı tahsilatlarını hem Z üzerinden hem kart şirketine kesilen faturadan hasılata almak.
• Kendi hesaplanan KDV ile cihazdaki KDV arasındaki kuruş farklarını izlememek.
• Z numaralarında atlama veya tekrar olup olmadığını kontrol etmemek; aynı rapor iki kez kaydedilebilir.

Kontrol listesi

• Her oranın matrah ve KDV'si rapordaki tutarlarla tutuyor mu?
• Mali fiş toplamı ile ödeme türleri toplamı birbirine eşit mi?
• Bilgi fişleri ve matrah dışı işlemler ayrı fişlerde, doğru hesaplarda mı?
• Z numaraları kesintisiz ve tekrarsız mı?
• Ay sonunda 391 alt hesapları ile KDV beyannamesindeki oran satırları uyumlu mu?
• 108 bakiyesi bankanın POS bloke listesiyle mutabık mı? (Ay sonu banka kontrolü için banka mutabakatı rehberine bakabilirsiniz.)

Eczane mükelleflerinde Z raporu, reçeteli satışlar ve SGK alacağı nedeniyle ek ayrım ister; bu özel durum eczane muhasebesi rehberinde anlatılır. İşletme defteri tutan mükellefte ise Z raporu yevmiye fişi yerine gelir kaydı olarak girer (işletme defteri aktarımı).

Z raporlarını tek tek okuyup oran toplamlarını fişe dönüştürmek, çok sayıda perakendeci mükellefi olan bürolarda ayın en mekanik işlerinden biridir. Bu girişi elle yapmak yerine Z raporu fotoğrafından oran bazında matrah ve KDV'yi okuyup Luca, Mikro Müşavir, MikroKom GMS.NET, Zirve Müşavir ya da Orka WinIceberg'e aktarmak için Z raporu okuma sayfasına bakabilirsiniz; hesap kodu ve kayıt kurgusu yine sizin kararınızdır.

Sık sorulan sorular

Z raporundaki KDV dahil tutardan matrah nasıl bulunur?

KDV dahil tutar (1 + KDV oranı) değerine bölünür. Yüzde 20 oranlı 6.000 TL için matrah 6.000 / 1,20 = 5.000 TL, KDV 1.000 TL'dir. Hesap her oran için ayrı yapılmalı, mümkünse rapordaki KDV tutarı esas alınmalıdır.

Z raporundaki kredi kartı tahsilatı hangi hesaba yazılır?

Yaygın uygulama 108 Diğer Hazır Değerler hesabında banka veya POS bazında alt hesap kullanmaktır. Para vadesiz hesaba geçtiğinde 102 hesaba aktarılır, komisyon banka ekstresinden ayrıca kaydedilir. Bazı bürolar 120 altında banka cari hesabı kullanır; önemli olan tutarlılıktır.

ÖKC bilgi fişi satış olarak kaydedilir mi?

Hayır. Bilgi fişleri mali değeri olmayan belgelerdir. Faturalı satışta hasılat faturadan, cari hesap tahsilatında ise önceki faturadan zaten kayda girmiştir. Bilgi fişi yalnızca tahsilatın veya avansın kaydına dayanak olur.

Z raporları aylık tek fişle kaydedilebilir mi?

Vergi Usul Kanununun 219'uncu maddesindeki kayıt sürelerine uyulduğu sürece uygulamada aylık toplu fiş kullanılmaktadır. Açıklamada Z numarası aralığı yazılmalı, raporların ayrı bir dökümü tutulmalıdır. Nakit gideri yoğun işletmelerde günlük kayıt kasa takibini kolaylaştırır.

Satış olmayan günün Z raporu kaydedilir mi?

Tutarı sıfır olan bir rapordan muhasebe kaydı doğmaz, ancak Z numarası sürekliliğinin kontrolü için raporun dökümde yer alması faydalıdır. Böylece eksik rapor ile satışsız gün birbirinden ayrılabilir.

Yemek kartıyla yapılan satışlar Z raporundan mı kaydedilir?

Gelir İdaresi Başkanlığının bilgi fişi kılavuzuna göre yemek kartı ve yemek çeki tahsilatları için mali değeri olmayan bilgi fişi düzenlenir ve kart şirketleri itibarıyla fatura kesilir. Hasılat bu fatura üzerinden kaydedilir; aynı tutar Z hasılatına ayrıca eklenmez.

Kaynaklar

• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, madde 219 (mevzuat.gov.tr) (erişim: 29.10.2026)
• Yeni Nesil ÖKC'lerden Bilgi Fişleri Düzenlenmesine Dair Teknik Kılavuz, Sürüm 3.0 (Gelir İdaresi Başkanlığı) (erişim: 29.10.2026)
• YN ÖKC'lerden Düzenlenecek Fiş, e-Belge ve Rapor Formatları Teknik Kılavuzu, taslak (Gelir İdaresi Başkanlığı) (erişim: 29.10.2026)
• 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu (mevzuat.gov.tr) (erişim: 29.10.2026)
• 1 Sıra No.lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği, Resmî Gazete 26.12.1992, 21447 mükerrer (erişim: 29.10.2026)

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Somut durumda güncel mevzuat, tebliğler ve özelgeler esas alınmalıdır.