e-Faturaları Mikro Müşavir'e Aktarma: Alış ve Satış Faturası Fişleri, Cari Kart ve Mükerrer Kontrolü

e-Faturaları Mikro Müşavir'e aktarmanın yolu mükellefin hangi programı kullandığına bağlıdır. Mükellef Mikro'nun ticari ürünlerinden birini kullanıyorsa faturalar Express Aktarım ile Mikro Müşavir'e gelir ve stoklu ya da muhasebe fişi olarak kaydedilir. Mükellef başka bir entegratör ya da program kullanıyorsa faturalar entegratörden XML olarak indirilir ve fişe çevrilir. Bu ikinci yolda BEF faturaları entegratör portalından ya da XML ve ZIP dosyasından okur, cari ve hesap kodlarını doldurur ve fişleri Mikro'ya doğrudan yazar. Her iki yolda da fişe dönüşmeden önce verilmesi gereken kararlar aynıdır: hangi hesap, hangi cari, hangi KDV kodu, hangi dönem.

Mükellef Mikro kullanıyorsa: Express Aktarım

Mikro'nun Express Aktarım sayfasına göre bu çözüm, mükellefin fatura ve e-faturalarını, banka hareketlerini, stok ve cari kayıtlarını müşavir programına elektronik olarak taşır; veriler stoklu ya da fiş olarak kaydedilebilir. Mikro, Express Aktarım'ın Mikro Müşavir ve MAG ile entegre çalıştığını belirtir. Ekran ve menü adları sayfada yer almadığı için akışın ayrıntısını Mikro'nun kendi eğitim ve destek kaynaklarından takip edin.

Uygulamada bu yolun sınırı açıktır: mükellefin faturası Mikro'nun ticari tarafında oluşmuyorsa Express Aktarım'ın taşıyacağı bir şey yoktur. Büroların çoğunda mükellef listesi karışıktır; bir kısmı Mikro ticari, bir kısmı başka bir ön muhasebe programı, bir kısmı yalnızca entegratör portalı kullanır. Geri kalanlar için XML yoluna dönersiniz.

Faturaları ne zaman çekmeli?

Ayın ilk günlerinde çekilen e-Fatura listesi kesin değildir. Alıcının itiraz edip faturayı reddettiği, satıcının iptal ettiği belgeler sonradan listeden düşebilir. Türk Ticaret Kanunu'nun 21/2. maddesine göre faturayı alan kişi sekiz gün içinde içeriğine itiraz etmemişse içeriği kabul etmiş sayılır. Bu yüzden önceki ayın faturalarını izleyen ayın 8'inden sonra çekmek, ret ve iptallerle uğraşmayı azaltır. BEF de dönemi izleyen ayın 8'inden önce fatura çekmeye çalıştığınızda "E-Faturaları dönemi takip eden ayın 8'inden sonra işlemenizi öneririz." uyarısını verir.

Fişe dönüştürürken verilecek kararlar

Bir e-Faturanın fişe dönüşmesi mekanik görünür, ama asıl iş hesap seçimindedir. Aynı tedarikçiden gelen iki fatura biri ticari mal, biri gider olabilir; aynı müşteriye kesilen satış iade de olabilir. Yaygın kayıtlar şöyledir:

Tevkifat oranları ve iki tarafın kaydı için tevkifatlı fatura, iadelerin ayrıntısı için iade faturası muhasebe kaydı yazılarına bakabilirsiniz. Tartışmalı kalemde son karar mali müşavirindir.

Cari kart: vergi numarasıyla eşleştirin

Fatura satırındaki unvanla cari aramak, "ABC Ltd. Şti." ile "ABC Limited Şirketi"ni iki ayrı cari yapmanın en kısa yoludur. Eşleştirmeyi vergi numarasıyla yapın. Mikro'da cari kartında vergi numarası boş olan bir tedarikçi varsa önce onu tamamlayın; aksi halde her ay yeni bir kart açılır ya da fatura ana hesaba düşer. Şahıs alıcı ve satıcılar ayrı bir karardır: her nihai tüketici için cari kart açmak bazı bürolarda istenir, bazılarında istenmez.

Aynı işi BEF ile yapmak

BEF (Banka Ekstresi ve Fatura Çevirici) faturaları iki yerden alır. Entegratör ve pazaryeri portallarından otomatik çeker: QNB e-Finans, Uyumsoft, Kolaysoft, Mikro, e-Logo, EDM Bilişim, Paraşüt, Turkcell e-Şirket, Hepsiburada ve Trendyol e-Faturam bu kaynaklar arasındadır; ecza depoları da ayrıca desteklenir. Listede olmayan entegratörün faturalarını e-Fatura XML dosyaları ya da bu XML'leri içeren ZIP paketi olarak yüklersiniz. Akış şöyledir:

1. Faturaları açma: "Fatura Aç" ile açılan "FATURA SEÇİMİ" penceresinde mükellef, aynı ay içinde kalan tarih aralığı ve "Alış Faturası" ya da "Satış Faturası" seçilir. "DEPODAN AL" sekmesinde kaynak seçilir ya da "DOSYA İŞLE" sekmesinde XML veya ZIP dosyası seçilir, "İŞLEME BAŞLA" denir.
2. Kodların dolması: Cari kodu önce Mikro'daki hesap planında vergi numarasıyla (11 haneli numarada TC kimlik numarasıyla) aranır; aynı vergi numaralı cari için daha önce öğrenilmiş bir kod varsa o kullanılır. Kalem kodları sırayla elle girdiğiniz koddan, öğrenilmiş kalem kurallarından, mükellefin kelime kurallarından ve Varsayılan Fatura Kodları'ndan gelir. Bulunamayan kod kırmızı "?" kalır.
3. Denetim: "Programa Aktar"a basınca BEF eksik hesap kodunu, alt hesabı olan ana hesap kodunu, negatif tutarı ve matrah farkını denetler; sorunlu hücreye gidip yakıp söndürür.
4. Aktarım: "FATURA AKTARIMI" panelinde fiş açıklama türü ("HER FATURA İÇİN AYRI FİŞ OLUŞTUR", "ÜNVANA GÖRE FİŞ OLUŞTUR" ya da kendi açıklamanız), kalem birleştirme ve "ÖDEMELERİ AYRI FİŞ OLARAK AKTAR" seçilip "AKTARIMA BAŞLAT" denir.

Mikro'ya özgü ayrıntılar:

• Mikro'da zaten olan belge ikinci kez yazılmaz. BEF aynı belge türü, belge numarası, belge tarihi ve satıcı ya da alıcı vergi numarasıyla Mikro'da kayıtlı belgeyi bulursa onu aktarmaz; satır mor "ZATEN VAR" olur ve FİŞ sütununda mevcut fişin yeri yazar. Bu kontrol ekran açılırken de yapılır, yani daha önce Mikro'ya elle girilmiş faturalar aktarımdan önce seçimden çıkar. Vergi numarası boş olan belgede bu kontrol yapılamaz.
• Eksik cari kart açılır. Vergi numaralı şirketler için Mikro'da kart yoksa aktarım sırasında açılır. 11 haneli TC kimlik numaralı şahıslar için kart varsayılan olarak açılmaz: Mikro'da o numarayla kart varsa o kullanılır, yoksa fiş seçilen hesaba gider ve ad ile TC kimlik numarası evrak detayına yazılır. "Program Ayarları"ndaki "Şahıs (TCKN) alıcı/satıcılar için de cari kart aç" kutusu işaretlenirse şahıslar için de kart açılır.
• Aktarım ya hep ya hiçtir. Bir fişin borcu alacağını tutmazsa ya da başka bir hata olursa "HATA OLUŞTU! İŞLEMLER GERİ ALINDI..." mesajı gelir, hiçbir fatura aktarılmış sayılmaz. Sorunu giderip tekrar aktardığınızda çift kayıt oluşmaz.
• Kapalı dönem ve kilitli hesap aktarımı durdurur. Fiş tarihi e-Defteri oluşturulmuş bir döneme düşüyorsa, hesap kartında kilit tarihi varsa ya da hesapta sorumluluk merkezi veya proje girişi zorunluysa hiçbir fiş yazılmaz ve mesaj takılan tarihi ya da hesabı söyler.
• Öğrenme aktarımdan sonradır. Ekranda kod seçmek tek başına bir şey öğretmez. Fatura Mikro'ya başarıyla aktarıldıktan sonra cari bazındaki kodlar ve kalem kuralları öğrenilir; ertesi ay aynı tedarikçinin faturası aynı kodlarla gelir. İade faturaları öğrenmeye girmez.

İşletme defterli mükellefler

Defter türü Mikro'daki firma ayarlarından okunur. Firma işletme ya da serbest meslek defterliyse "Programa Aktar" faturaları yevmiye fişi yerine işletme defterine gelir ve gider kaydı olarak yazar. Bu durumda bilmeniz gerekenler:

• Belge türü, kayıt türü ve kayıt alt türü listeleri Mikro'nun Defter Beyan listelerinden okunur. Bu listeler Mikro'da indirilmemişse aktarım yapılmaz; önce Mikro'da Defter Beyan sistem listelerini güncelleyin.
• Kaydın yazılacağı hesap "MİKRO İŞLETME HESABI" sütunundan seçilir. Alış faturasına gelir hesabı, satış faturasına gider hesabı seçilirse o belge yazılmaz.
• Belgedeki KDV oranı Mikro firmasında tanımlı olmalıdır.
• Tevkifatlı satış faturaları Mikro işletme defterine henüz aktarılmaz; bunları Mikro'da elle girin.

Mikro işletme defteri aktarımı yeni olduğu için ilk aktarımı birkaç belgeyle yapıp kayıtları Mikro'da kontrol etmenizi öneririz. İşletme defterinin kayıt mantığı için işletme defteri kayıt rehberi yazısına bakabilirsiniz.

Kurulum ve ürün ayrıntıları Mikro Müşavir'e aktarım sayfasında, desteklenen entegratör ve depolar Fatura Entegrasyonları sayfasındadır. BEF yalnız Windows'ta çalışır ve ücretli lisansla kullanılır.

Sık yapılan hatalar

• Faturaları ayın ilk günlerinde çekip sonradan reddedilen ya da iptal edilen belgeleri de fişlemek.
• Cariyi unvanla aramak; aynı tedarikçi için iki kart açılır.
• Bir faturayı Mikro'ya elle girip sonra toplu aktarımda yeniden göndermek.
• Tevkifatlı alışta 320'ye faturanın genel toplamını yazmak; tedarikçiye ödenecek tutar tevkif edilen KDV kadar azdır.
• Gider faturalarını ticari mal hesabına almak ya da tersini yapmak; ay sonu stok ve maliyet raporu bozulur.

Sık sorulan sorular

e-Faturaları Mikro Müşavir'e otomatik aktarmak mümkün mü?

Mükellef Mikro'nun ticari ürünlerini kullanıyorsa Express Aktarım ile faturalar Mikro Müşavir'e gelir. Mükellef başka bir entegratör kullanıyorsa BEF faturaları desteklediği entegratörlerin portalından çeker ya da XML ve ZIP dosyasından okur ve fişleri Mikro'ya doğrudan yazar.

Entegratörüm listede yok, faturaları Mikro'ya nasıl aktarırım?

Entegratörün portalından faturaların e-Fatura XML dosyalarını ya da bu XML'leri içeren ZIP paketini indirin. BEF'te "Fatura Aç" penceresinin "DOSYA İŞLE" sekmesinden seçip "İŞLEME BAŞLA"ya basın; faturalar aynı ekranda işlenir ve Mikro'ya aktarılır.

Mikro'ya elle girdiğim fatura toplu aktarımda tekrar yazılır mı?

BEF'te yazılmaz. Ekran açılırken BEF Mikro'daki kayıtlara bakar; aynı belge türü, numara, tarih ve vergi numarasıyla kayıtlı belge "ZATEN VAR" olarak işaretlenir ve aktarılmaz. Vergi numarası boş belgelerde bu kontrol yapılamadığı için onları elle kontrol edin.

Şahıs alıcılar için Mikro'da cari kart açılır mı?

BEF'te varsayılan olarak açılmaz; Mikro'da o TC kimlik numarasıyla kart varsa o kullanılır, yoksa ad ve numara evrak detayına yazılır. "Şahıs (TCKN) alıcı/satıcılar için de cari kart aç" kutusu işaretlenirse kart açılır.

İşletme defterli firmada faturalar Mikro'ya nasıl gider?

Defter türü Mikro'daki firma ayarlarından okunur ve faturalar işletme defterine gelir ya da gider kaydı olarak yazılır. Bunun için Mikro'da Defter Beyan listelerinin indirilmiş olması ve "MİKRO İŞLETME HESABI" sütununun doğru seçilmesi gerekir.

Kaynaklar

• Mikro: Express Aktarım
• Mikro: Mikro Müşavir
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (md. 21/2)

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Mikro ekranları güncellenebilir; adımları kendi Mikro sürümünüzde kontrol edin. Somut durumda güncel mevzuat esas alınmalıdır.