Orka'da Banka Ekstresi ve e-Fatura Aktarımı: Excel Transfer ve UBL Transfer Adım Adım

Orka'da banka ekstresi ve e-Fatura, programın Transfer modülünden aktarılır. Banka ekstresi için ana menüde Transfer açılır, Banka Ekstresi listesinden bankanın şablonu seçilir ya da "Yeni Şablon" ile kurulur, "Transfere Başla" ile Excel dosyası ve 102 banka hesabı seçilir, karşıt hesaplar atanıp "Transferi Kaydet" denir. e-Fatura için UBL Transfer kullanılır: Transfer > e-Arşiv Fatura Transferi menüsünde "e-Belgeleri Dizinden Aktar" ile XML klasörü seçilir, matrah ve cari kodları eşlenir ve kayıtlar muhasebe fişine dönüştürülür.

Orka'nın yardım belgeleri programı "ORKA SQL" adıyla anlatır ve WinIceberg klasöründe yayımlanır; aşağıdaki menü adları bu belgelerden alındı. Arada, ekstresi ve faturası her ay aynı düzende gelen mükelleflerde zamanı nerede kazanacağınızı da not ettik.

Banka ekstresi: Excel Transfer adım adım

Orka'nın "Transfer / Excel Transfer / Banka Ekstre Transferi" kılavuzu, internet bankacılığından alınan Excel verisini otomatik muhasebeleştirmeyi şöyle anlatır:

1. Ekstreyi bilgisayarda bir klasöre kopyalayın.
2. Programın ana menüsünde Transfer'i açın. Açılan sayfada yine Transfer'e girin; bazı lisanslarda bu alanda doğrudan "Banka Ekstresi" yazar.
3. Banka Ekstresi listesinde hazır standart şablonlardan birini kullanabilir ya da "Yeni Şablon" ile sıfırdan şablon kurabilirsiniz.
4. Şablon satırında "Şablon Ayarları"na girip sütunları eşleyin (ayrıntısı aşağıda).
5. Şablon satırında "Transfere Başla" ile ekstre dosyasını seçin.
6. Hesap planındaki 102 Bankalar hesapları listelenir; ekstrenin ait olduğu banka hesabını seçin.
7. Açılan ekranda karşıt hesapları atayın ve "Transferi Kaydet" deyin.

Şablon kurarken dikkat edilecekler

• Fiş sıklığı: Şablonda 10 güne bir fiş ya da günlük fiş seçilebilir. Kılavuz, e-Defter mükelleflerinin her güne bir fiş seçmesini söyler.
• Döviz: Dövizli banka hesabında para birimi seçilmelidir.
• Önizleme gelmiyorsa: Kılavuza göre ekstreyi Excel 97-2003 biçiminde kaydedip tekrar deneyin.
• Tarih sütunu: Bazı bankalar tarihin yanına saati de yazar. Şablonda tarih biçimi (örneğin gg-aa-yyyy), kopyalanacak değerin başlangıç karakteri ve karakter sayısı verilerek tarih saatten ayrılır; kılavuzdaki örnekte başlangıç 1, karakter sayısı 10'dur.
• Sabit alanlar: Koyu yazılan alanlara sabit değer atanır, Excel sütun harfi bunlarda geçersizdir. Belge Tipi için "Banka Ekstresi", E-Defter Ödeme Tipi için "Banka" seçilirse e-Defter gönderiminde belge türü ve ödeme türü uyarısı çıkmaz.
• Borç ve alacak: Tutar tek sütundaysa sütunu seçtikten sonra parametre penceresi çift tıklamayla açılır ve tutarların borç ve alacak alanlarına nasıl dağılacağı burada tanımlanır.

Karşıt hesapları atamanın üç yolu

1. Tek tek: Karşıt hesap kodu ya da adı alanına hesabı yazmak.
2. Açıklamadan filtreleyerek toplu: Sarı arama alanına açıklamada geçen bir kelime yazılır, sağ tuşla "Tümünü işaretleyiniz" denir, ardından sağ tuşla "Karşıt Hesap Kodu Ata" ile hepsine aynı hesap verilir.
3. Açıklama Tanım: Bankanın açıklamaları hesap koduyla birlikte tanımlanıp kaydedilir. Bu tanımlar veritabanında kalır; sonraki ekstrede boş bir alanda sağ tuşla "Tanımlı Açıklamaları Araştır" denince kodlar kendiliğinden atanır.

Üçüncü yol ilk ay biraz zaman alır, ikinci aydan itibaren geri öder. Tanımda açıklamanın değişmeyen kısmını kullanın: dekont numarası ve fatura numarası her ay değişir, karşı firmanın unvanı ya da "SGK" gibi sabit ifadeler değişmez. Açıklamadan kod seçmenin mantığını banka hareketlerine hesap kodu atama yazısında daha ayrıntılı anlattık.

Online banka entegrasyonu

Dosya indirmek istemeyenler için Orka'nın "Online Banka Entegrasyonu" sayfası, Açık Banka Platformu, NetEkstre ya da Obifin üzerinden bağlanmayı anlatır. Sayfada DenizBank, Garanti BBVA, QNB, İş Bankası, Türkiye Finans, VakıfBank, Akbank, Yapı Kredi, Ziraat, Kuveyt Türk ve TEB sayılır. Lisans için firma sayısı, banka sayısı ve yıllık hareket satırı sayısı istenir; paketler ECO, PREMIUM ve ENTERPRISE olarak adlandırılır, fiyat sayfada yazmaz.

e-Fatura: UBL Transfer adım adım

Orka'nın "UBL (Evrensel İş Dili) Aktarımı" kılavuzuna göre UBL Transfer, entegratör ya da program fark etmeksizin bütün e-Faturaları muhasebeleştirmek için kullanılır. Bunun için programda "Eczane ve Fatura Liste Excel Transferi (Eczane, E-Arşiv, UBL)" modülünün satın alınmış olması gerekir.

Önce UBL dosyaları

Alış ya da satış faturalarını mükellefin entegratör portalından UBL (XML) olarak indirin. Orka, Digital Planet, EDM, Uyumsoft, Logo, İzibiz, QNB e-Finans, Vega, e-Dünya ve Park Entegrasyon için ayrı indirme kılavuzları yayımlıyor. Digital Planet örneğinde E-Fatura menüsünden GELEN ya da GİDEN fatura açılır, tarih aralığıyla "Sorgula" denir, sağ tuşla "Tüm Kayıtları Seç" yapılır ve "Yazdır/İndir" altındaki "Toplu Ziplenmiş UBL İndir" ile dosyalar alınır. İnen ZIP bir klasöre açılmalıdır.

Orka'da aktarım

1. Transferi yapacağınız firmayı seçin ve ana ekranda Transfer modülünü açın.
2. Başlık menüsünden Transfer > e-Arşiv Fatura Transferi'ni açın.
3. "e-Belgeleri Dizinden Aktar" ile UBL biçimini seçin ve XML'lerin bulunduğu klasörü gösterin.
4. Muhasebe fişi olarak aktaracaksanız "Hedef Kayıt" alanını boş bırakın, satıra çift tıklayıp "Matrah hesap kodu" sütununda hesapları seçin. Satır çoksa F5 ile üst satır kopyalanır; hesap adından da eşleme yapılabilir.
5. Cari hesabı açmadan devam ederseniz hesap kodu otomatik açılır. "Cari Kart Aç" ile açılan carilerin unvan ve diğer bilgileri faturadan karta aktarılır.
6. Toplu İşlemler menüsünden "Aktar" ile İşlem Tipi sütununu açın, matrah kodlarını tanımladığınız satırları çift tıklayarak işaretleyin, yine Toplu İşlemler'den "[Aktar] Çalıştır" deyin ve "E-Faturalar Kaydedilsin mi?" sorusuna Evet deyin.
7. Oluşacak muhasebe kayıtlarını çift tıklayarak inceleyin ve "Transferi Kaydet" ile bitirin.

Dönüşüm menüsündeki "Tümü", "Dönüşmüşler" ve "Dönüştürülmemişler" seçenekleri hangi faturanın fişe döndüğünü gösterir; ID Fiş sütununda sayı varsa bu, oluşan fişin programdaki numarasıdır. Ay sonunda "Dönüştürülmemişler"e bakmak, unutulan faturayı yakalamanın en kısa yoludur.

Faturayı stoklu almak isterseniz "Hedef Kayıt" alanında "Fatura" seçilir; belge Ticari Modül'deki fatura bölümüne stoklu olarak geçer ve muhasebe fişi de oluşur. Bu yolda "Orka Stok Kodu" sütununda eşleme yapılmazsa faturadaki stok kodları programda otomatik açılır. Mali müşavirlik bürosunda çoğu zaman muhasebe fişi yolu yeter; stoklu aktarım stok takibi yapan mükellefte anlam kazanır.

Orka'da sık takılınan yerler

• Excel önizlemesi boş geliyor: dosyayı Excel 97-2003 biçiminde kaydedin.
• Tarihler kayıyor: banka tarihe saat eklemiştir; şablondaki başlangıç karakteri ve karakter sayısını kontrol edin.
• Aynı ekstre iki kez işlendi: kılavuzlarda ayrı bir mükerrer denetimi anlatılmıyor; dosyayı indirirken tarih aralığını son işlenen günün ertesinden başlatın.
• Virman iki kez fişlendi: kendi hesaplar arası transferi yalnız bir bankanın ekstresinden fişleyin. Ayrıntısı hesaplar arası virman yazısında.
• e-Defter uyarısı: banka şablonunda belge tipi ve ödeme tipi sabit değerlerini boş bırakmayın.

Aynı işi BEF ile Orka'ya yapmak

BEF (Banka Ekstresi ve Fatura Çevirici), şablon kurmadan okuduğu banka ekstresini ve faturaları Orka WinIceberg'in SQL Server veritabanına ara dosya olmadan yazar. "Program Ayarları"nda "ORKA WİNİCEBERG" seçilir, "BAĞLANTI OLUŞTURUCU" ile SQL Server bilgileri girilip "TEST ET" ve "AYARLARI KAYDET" denir. Her açılışta "VARSAYILAN KULLANICI SEÇİMİ" panelinde Orka kullanıcısı seçilir; fişler ve açılan hesaplar bu kullanıcının adıyla kaydedilir.

• Banka: "Banka Dosyası Aç" ile Excel ya da CSV ekstre açılır; sütunları BEF başlık satırından bulur. Karşı hesap kodları kurallardan, önceki aktarımlardan, diğer banka önerilerinden ve yapay zeka tahmininden dolar. Ekstre açılırken BEF Orka'daki kayıtları yalnız okuyarak tarar: aynı gün, aynı banka hesabı, aynı tutar ve açıklamayla Orka'da kayıtlı satır ve karşı bankadan fişlenmiş virman seçimden çıkar.
• Fatura: Faturalar entegratör portalından çekilir ya da XML, ZIP, Excel veya CSV dosyasından açılır. Cari kodu seçilmemiş belgenin carisi vergi numarasıyla Orka hesap planında aranır, yoksa satışta 120 1, alışta 320 1 grubu altında açılır. KDV belge tipi Orka'nın kendi listesinden, belgenin türüne göre önerilir. Orka'da zaten olan belge ikinci kez yazılmaz.
• Denetimler: Fişler yalnız muavin hesaplara yazılır. Hesap Orka planında yoksa, grup hesabıysa, pasifse ya da borç alacak tutmuyorsa "ORKA FİŞ DENETİMİ BAŞARISIZ; HİÇBİR KAYIT AKTARILMADI." mesajı çıkar. Fiş tarihi çalışma dönemi dışındaysa, yevmiye numarası verilmiş, kesin mizan alınmış, e-Defter oluşmuş ya da beyanname gönderilmiş döneme düşüyorsa aktarım "ORKA'DA KAPALI DÖNEM" mesajıyla durur.
• Pratik ayrıntılar: Hesap kodları Orka'daki gibi boşluklu görünür (örnek: 120 1 00001). Firmanın o yılı Orka'da hiç açılmamışsa önce Orka'da açılması gerekir. Orka'da bir fiş ya da kart düzeltme ekranı açıksa kayıtlar kilitli kalır; BEF kısa süre bekler, kilit kalkmazsa hiçbir kayıt yazmaz.

İşletme ve serbest meslek defterli Orka firmalarında kayıtlar işletme defterine yazılır; bu kısım BEF'te deneyseldir ve tevkifatlı belge Orka işletme defterine henüz aktarılamaz. Z raporu, gider pusulası ve gider fişi de aynı yolla Orka'ya gider. Ürün tarafının ayrıntıları Orka WinIceberg'e aktarım sayfasında.

Sık sorulan sorular

Orka'da banka ekstresi nasıl aktarılır?

Ana menüde Transfer açılır, Banka Ekstresi listesinden bankanın şablonu seçilir, "Transfere Başla" ile Excel dosyası ve 102 banka hesabı seçilir. Karşıt hesaplar atanıp "Transferi Kaydet" denir.

Orka'ya e-Fatura XML nasıl aktarılır?

UBL Transfer ile: Transfer > e-Arşiv Fatura Transferi menüsünde "e-Belgeleri Dizinden Aktar" seçilip XML klasörü gösterilir, matrah ve cari kodları eşlenir, Toplu İşlemler'den aktarılıp "Transferi Kaydet" denir. "Eczane ve Fatura Liste Excel Transferi (Eczane, E-Arşiv, UBL)" modülü gerekir.

Orka banka şablonunda e-Defter için ne seçilmeli?

Orka kılavuzuna göre e-Defter mükellefleri her güne bir fiş seçmeli; Belge Tipi "Banka Ekstresi" ve E-Defter Ödeme Tipi "Banka" sabit değerleri verilirse gönderimde belge türü ve ödeme türü uyarısı çıkmaz.

Açıklamaya göre karşıt hesap Orka'da bir kez tanımlanabilir mi?

Evet. Açıklama Tanım ekranında kaydedilen açıklamalar veritabanında kalır; sonraki ekstrede sağ tuşla "Tanımlı Açıklamaları Araştır" denince kodlar atanır.

BEF Orka'nın hangi sürümüyle çalışır?

BEF, Orka WinIceberg'in kurulu olduğu SQL Server'a bağlanır ve firmaları, yılları ve kullanıcıları oradan okur. "Program Ayarları"nda "ORKA WİNİCEBERG" görünmüyorsa BEF masaüstü programını kapatıp açarak güncelleyin.

Kaynaklar

• Orka: Transfer / Excel Transfer / Banka Ekstre Transferi kılavuzu (PDF)
• Orka: UBL (Evrensel İş Dili) Aktarımı kılavuzu (PDF)
• Orka: Entegratörlerden UBL indirme yardım bağlantıları (PDF)
• Orka: Digital Planet'ten UBL indirme (PDF)
• Orka: Online Banka Entegrasyonu

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Orka ekranları ve modülleri güncellenebilir; adımları kendi Orka sürümünüzde kontrol edin.