Mikro'ya Banka Ekstresi Aktarma: Excel'den Fiş, Express Aktarım ve Doğrudan Yazım

Mikro'ya banka ekstresi aktarmanın üç yolu var. Bankadan indirdiğiniz Excel ya da metin ekstreyi Mikro'nun "Banka Hesap Özetinden Fiş Oluşturma (081015)" ekranıyla muhasebe fişine çevirebilirsiniz. Mükellef Mikro Online Hesabım kullanıyorsa hareketler Express Aktarım ile size kendiliğinden gelir. Üçüncü yol, ekstreyi Mikro dışında kodlayıp fişleri doğrudan Mikro veritabanına yazan bir araç kullanmaktır. Hangisini seçerseniz seçin işin zor kısmı değişmez: karşı hesabı doğru vermek, aynı hareketi iki kez fişlememek ve ay sonunda 102 bakiyesini ekstreyle tutturmak.

Mikro'nun kendi ekranıyla Excel ekstreden fiş

Mikro'nun destek merkezi Buluo'daki "Banka Kayıtlarını Programa Nasıl İşlerim?" ve "Banka Hesap Özetinden Fiş Oluşturma (081015)" makaleleri bu yolu anlatır. Ekstre, bankanın dosya düzeni için tanımlanan Excel import parametreleriyle okunur ve fişe çevrilir. Akış kabaca şöyledir:

1. Banka işlem kodu tanımları: Bankanın hareketlere verdiği işlem kodlarının hangi evrağa ve hangi karşı hesaba gideceği önceden tanımlanır. Seçilen banka için bu tanım yapılmışsa fiş oluşurken karşı hesap kodları kendiliğinden gelir.
2. Excel import parametreleri: Bankanın dosyasındaki tarih, açıklama, tutar ve işlem kodu sütunları Mikro'nun alanlarıyla eşlenir. Her bankanın dosyası farklı olduğu için bu tanım banka başına yapılır.
3. 081015 ekranı: Banka kodu, dosya formatı (Excel ya da metin), dosya adı, dikkate alınacak tarih aralığı ve fişin hangi tarihle oluşacağı girilir.
4. Fiş: Ekran, ekstrede birden çok gün varsa her tarih için ayrı fiş oluşturabilir. Tek günlük birkaç hareket için standart muhasebe fişine elle girmek çoğu zaman daha hızlıdır.

Bu yolun bedeli kurulumdadır. Beş mükellefin dört farklı bankada hesabı varsa dört ayrı parametre tanımı ve her biri için işlem kodu eşlemesi gerekir. Bir de bankanın internet şubesi dosya düzenini değiştirdiğinde tanım eski sütun sırasını bekler; dosya hiç okunmaz ya da tutar yanlış sütundan gelir. Yeni bir ayın ilk ekstresinde ilk birkaç satırı mutlaka kâğıttaki ekstreyle karşılaştırın.

İşlem kodu tanımının bir sınırı daha var: kod aynı olsa da karşı taraf değişir. "Gelen EFT" kodu her müşteriden gelen parada aynıdır, ama her biri başka bir 120 alt hesabına gider. Bu satırlarda karşı hesabı açıklamadaki unvana bakarak siz verirsiniz. Menü kodları ve ekranlar Mikro'nun sürümüne ve paketine göre değişebildiği için bu ekranların sizin kurulumunuzda açık olup olmadığını kontrol edin.

Mükellef Mikro Online Hesabım kullanıyorsa: Express Aktarım

Mikro'nun ürün sayfalarına göre Mikro Online Hesabım, mükellefin anlaşmalı bankalardaki hesap hareketlerini toplar. Mükellef bu hareketleri "müşavirime gönder" seçeneğiyle iletir, mali müşavir de Express Aktarım ile Mikro Müşavir'e alır. Mikro, müşavirin bu aktarımı ücretsiz yapabildiğini belirtir. Buluo'daki Mikro Online Hesabım makalesine göre hareketler karşı VKN, karşı IBAN, banka açıklaması ya da işlem koduna göre şablonlarla gruplanıp toplu kaydedilebilir; elle işlenmiş hareketler "aktarıldı" olarak işaretlenerek tekrar aktarılmaları önlenir.

Koşulu mükellef tarafındadır. Mükellefin Mikro'nun ticari ürünlerinden birini ve Mikro Online Hesabım'ı kullanması, bankayla entegrasyonu kurmuş olması gerekir. Mikro'ya göre ana paket tek banka entegrasyonu içerir, fazlası ek paketle alınır ve bazı bankalar entegrasyon için ayrıca ücret isteyebilir. Büronuzdaki mükelleflerin çoğu Mikro ticari kullanmıyorsa bu yol ancak bir kısmını çözer; geri kalanlar için yine dosyaya dönersiniz.

Kod verirken: hangi hareket nereye gider?

Hangi yolla aktarırsanız aktarın, karşı hesap muhasebe kararıdır. Aşağıdaki tablo, ekstrede en sık görülen hareketler için yaygın uygulamayı özetler.

Ayrıntılı kayıtlar için banka masrafları ve BSMV, POS komisyonu ve hesaplar arası virman yazılarına bakabilirsiniz. Açıklama metninden kural kurmanın inceliklerini banka hareketlerine hesap kodu atama yazısında anlattık.

Aktarımdan önce Mikro'da bakılacak üç ayar

Ekstre hazır, kodlar tamam, fiş yine de yazılmıyorsa sebep çoğu zaman Mikro'daki bir ayardır. Ay sonunda bu üçüne bakmak zaman kazandırır:

• e-Defter dönemi: Fişin tarihine düşen dönemin e-Defteri oluşturulmuş ya da beratı alınmışsa o döneme yeni fiş yazılmamalıdır. Geç gelen bir ekstrenin geçmiş aya ait satırları en sık bu engele takılır.
• Hesap kartındaki kilit tarihi: Banka ya da karşı hesabın kartında kilit tarihi varsa o tarih ve öncesine kayıt atılmaz.
• Sorumluluk merkezi ve proje: Hesap kartında sorumluluk merkezi ya da proje girişi zorunlu seçilmişse bu bilgiler olmadan fiş satırı kabul edilmez.

Aynı işi BEF ile yapmak

BEF (Banka Ekstresi ve Fatura Çevirici), Mikro Müşavir'e ara dosya ve içe aktarma adımı olmadan yazar. Bankanın internet şubesinden indirdiğiniz Excel ya da CSV ekstreyi şablona uydurmadan açar. Adımlar şöyledir:

1. Bağlantı: "Program Ayarları" penceresinde "MİKRO MÜŞAVİR" seçilir, "BAĞLANTI OLUŞTURUCU" ile Mikro'nun SQL Server bilgileri girilir, "TEST ET" ve "AYARLARI KAYDET" denir. Bu bilgileri genellikle Mikro kurulumunu yapan kişi bilir. Mükellef listesi Mikro'daki firmalardan oluşur.
2. Kullanıcı: Her açılışta "VARSAYILAN KULLANICI SEÇİMİ" panelinden işlem yapacak Mikro kullanıcısı seçilir; kayıtlar bu kullanıcı adına yazılır. Büroda aynı hesabı birkaç kişi kullanabildiği için panel sormadan geçmez, son seçilen kullanıcı hazır gelir.
3. Ekstre: "Banka Dosyası Aç" ile mükellef, yıl ve "HESAP KOD SEÇİMİ (FİLTRE):" listesinden bankanın 102 alt hesabı seçilir, dosya seçilip "İŞLEME BAŞLA" denir. Hesap planı Mikro'dan seçilen yıla göre okunur; BEF hangi sütunun tarih, açıklama ya da tutar olduğunu başlık satırından bulur.
4. Kodlar: Karşı hesap sırayla o banka için öğrettiğiniz kurallardan, daha önce aktarılmış hareketlerden, mükellefin diğer bankalarındaki kurallardan gelen önerilerden (sarı hücre) ve en son yapay zeka tahmininden dolar. Kod bulunamayan satır kırmızı "?" kalır.
5. Aktarım: "Programa Aktar" ile açılan "BANKA AKTARIMI" panelinde "FİŞ GRUPLAMA:" için "GÜNLÜK (HER GÜN TEK FİŞ)", "HER SATIR AYRI FİŞ" ya da "KENDİ AÇIKLAMAM" seçilip "AKTARIMA BAŞLAT" denir.

Mikro'ya özgü birkaç ayrıntı:

• Mükerrer kontrolü Mikro'nun kendi kayıtlarında da yapılır. Ekstre açılınca BEF, aynı banka hesabında aynı gün, aynı tutar ve aynı açıklamalı satırı Mikro'da arar. Bulduğu satır mor "ZATEN VAR" olur ve seçimden çıkar; elle girilmiş fişler de böylece yakalanır. Karşı bankanın ekstresinden fişlenmiş virman "ZATEN VAR (VİRMAN)" olarak görünür.
• Aktarım ya hep ya hiçtir. Bir fişte sorun çıkarsa "HATA OLUŞTU! İŞLEMLER GERİ ALINDI..." mesajı gelir ve Mikro'da yarım fiş kalmaz. Yukarıdaki e-Defter, kilit tarihi ve sorumluluk merkezi durumları da aktarımdan önce denetlenir; biri varsa hiçbir fiş yazılmaz ve mesaj takılan hesabı ya da tarihi söyler.
• Fiş yeri satırda yazar. Mikro'da fiş numarası günlük sıra numarası olduğu için FİŞ sütununda "Fiş 3 (06.07.2026)" biçiminde görünür. Banka fişleri Mikro'da "Banka Ekstresi" evrak adıyla yazılır; "Evrak cinsi" sütununun "Tanımsız" görünmesi hata değildir.
• Aynı firmaya aynı anda iki aktarım yazılmaz. Büroda iki kişi aynı Mikro firmasına aktarım başlatırsa ikincisi bekler, diğeri bitmezse hiçbir kayıt yazmadan durur.

Kurulumun ve ekranların ürün tarafı Mikro Müşavir'e aktarım sayfasında, ekstresi tanınan bankalar Banka Ekstreleri sayfasındadır. BEF yalnız Windows'ta çalışır ve ücretli lisansla kullanılır; bankaya doğrudan bağlanmaz, internet bankacılığı şifresi istemez.

Üç yol yan yana

Ay sonu kontrolü

Fişin yazılmış olması ekstrenin bittiği anlamına gelmez. Her banka hesabı için şunlara bakın:

• Mikro'daki 102 alt hesabının bakiyesi ekstrenin dönem sonu bakiyesiyle aynı mı?
• Dönem başı bakiye bir önceki ayın kapanışıyla tutuyor mu?
• Virmanlar yalnızca bir bankanın ekstresinden mi fişlendi?
• Tahsilat ve ödemeler doğru cari alt hesabına mı gitti?
• Döviz hesabında kur farkı ve değerleme ayrı ele alındı mı? Bunun için döviz hesabı ekstresi yazısına bakabilirsiniz.

Bakiye tutmuyorsa farkı tutar bazında aramanın yolunu banka mutabakatı nasıl yapılır yazısında anlattık.

Sık sorulan sorular

Mikro'da banka ekstresi hangi ekrandan fişe çevrilir?

Mikro'nun destek makalelerine göre Excel ya da metin biçimindeki ekstre "Banka Hesap Özetinden Fiş Oluşturma (081015)" ekranından fişe çevrilir. Öncesinde banka işlem kodu tanımları ve bankanın dosyası için Excel import parametreleri yapılır. Ekranların kurulumunuzda açık olup olmadığı sürüme ve pakete göre değişebilir.

Mükellefin banka hareketleri Mikro Müşavir'e otomatik gelebilir mi?

Mükellef Mikro Online Hesabım kullanıyor ve bankasıyla entegrasyonu kurmuşsa evet. Mükellef hareketleri "müşavirime gönder" ile iletir, müşavir Express Aktarım ile alır. Mükellef bu ürünü kullanmıyorsa ekstre dosya olarak alınır.

Excel'deki ekstreyi Mikro'ya şablon hazırlamadan aktarabilir miyim?

BEF, internet şubesinden indirilen Excel ya da CSV ekstreyi şablona uydurmadan okur ve kontrol ettiğiniz satırları Mikro'ya fiş olarak doğrudan yazar. Bunun için BEF'in kurulu olduğu bilgisayarın Mikro'nun SQL Server'ına ağdan erişebilmesi gerekir.

Aynı hareketin Mikro'ya iki kez yazılması nasıl önlenir?

Mikro'nun kendi akışında elle işlenen hareketleri "aktarıldı" olarak işaretlemek gerekir. BEF'te ekstre açılırken Mikro'daki kayıtlar da taranır; aynı gün, aynı tutar ve aynı açıklamalı satır "ZATEN VAR" olur ve aktarılmaz. Virmanlarda karşı hesap olarak diğer bankanın 102 kodunu kullanmak, ikinci ekstrede yakalanmayı sağlar.

Fiş Mikro'ya yazılmıyor, ne kontrol etmeliyim?

Fiş tarihinin e-Defteri oluşturulmuş bir döneme düşüp düşmediğine, banka ya da karşı hesabın kartında kilit tarihi olup olmadığına ve hesapta sorumluluk merkezi ya da proje girişinin zorunlu seçilip seçilmediğine bakın. Hangi hesabın kullanılacağı ya da e-Defter işleminin geri alınıp alınmayacağı mali müşavirin kararıdır.

Kaynaklar

• Mikro Buluo: Banka Kayıtlarını Programa Nasıl İşlerim?
• Mikro Buluo: Banka Hesap Özetinden Fiş Oluşturma (081015)
• Mikro Buluo: Mikro Online Hesabım Ekstre
• Mikro: Mikro Online Hesabım
• Mikro: Express Aktarım

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Mikro ekranları ve menü kodları güncellenebilir; adımları kendi Mikro sürümünüzde kontrol edin.