GMS.NET'e Banka Ekstresi ve e-Fatura Aktarma: Dosyadan Fiş Aktarımı Adım Adım

GMS.NET'e banka ekstresi ve e-Fatura aktarmak için MikroKom'un belgelediği temel yol, Fişler > Fiş İşlemleri ekranındaki "Dosyadan Fiş Aktarımı"dır: hareketler GMS.NET'in kendi Excel aktarım şablonuna yerleştirilir ve dosya içeri alınarak fişler oluşturulur. MikroKom'un ürün sayfalarına göre Mali Müşavir paketinde bunun yanında Excel, PDF ve metin dosyalarından banka ekstresi aktarımı, uyumlu bankalar için banka ekstre sihirbazı ve online banka modülü de vardır. e-Faturalar anlaşmalı entegratörlerden online, diğerlerinden UBL dosyasıyla alınır. Hangi yolu kullanırsanız kullanın, fişin doğru hesaba, doğru döneme ve bir kez yazılması sizin kontrolünüzdedir.

GMS.NET'in kendi aktarım yolları

MikroKom'un ürün sayfaları ve sık sorulan sorular bölümü şu seçenekleri sayar:

Online banka ve entegratör seçenekleri paket ve anlaşma kapsamına bağlıdır; sizin lisansınızda hangilerinin açık olduğunu MikroKom'a ya da bayinize sorun. Aşağıdaki adımlar Fiş İşlemleri ekranındaki dosyadan fiş aktarımı içindir.

Dosyadan Fiş Aktarımı adım adım

MikroKom'un "GMS.NET Dosyadan Fiş Aktarım" belgesine göre akış şöyledir:

1. Dönemi seçin ve ana menüden Fişler > Fiş İşlemleri ekranını açın.
2. Şablonu alın: Araç çubuğundaki "Excel Aktarım Şablonu Aç" düğmesi, kullandığınız GMS.NET sürümünün desteklediği aktarım formatını açar. Şablonu her seferinde buradan almak, eski bir dosyayla uğraşmamanın en kolay yoludur.
3. Dosyayı doldurun: Ekstre hareketlerini şablonun sütunlarına yerleştirin (aşağıdaki tablo). Dolduruluşla ilgili kurallar ve örnekler, "Dosyadan Fiş Aktarımı" penceresinde F1 ile açılan yardımda anlatılır.
4. Aktarım ayarlarını seçin: "Dosyadan Fiş Aktarımı" penceresinde "Tarih Gruplandırması" için "Günlük (Gruplandırma Yapma)", "10 Günlük", "31 Ayrı Gün" ya da "Aylık" seçilir. "Aktarımda Fiş Numarası Olarak" bölümünde "Sıradaki Numarayı Otomatik Olarak Kullan" ya da "Dosyadan Verilen Numarayı Kullan" seçilir; ikincisinde numara sistemde zaten varsa ne yapılacağı ayrıca belirlenir.
5. Dosyayı seçip aktarın: "Aktarım yapılacak dosyayı seçiniz" alanından dosyayı seçip "Tamam" deyin.

Şablonun yardım sayfasında görünen temel sütunlar şunlardır:

Şablonu doldururken düşülen tuzaklar

• Yazım hatası yeni hesap açar. Planda olmayan kod otomatik açıldığı için "320.01.0015" yerine "320.01.015" yazılırsa hata vermez, yeni bir hesap doğar ve cari bakiyesi bölünür. Aktarımdan sonra hesap planında o gün açılan hesaplara bir göz atın.
• Her banka satırı iki satır ister. Ekstredeki bir tahsilat şablonda biri 102'ye borç, biri cariye alacak olmak üzere iki satırdır. Banka satırını yazıp karşı satırı unutan dosyada fiş dengesiz kalır.
• Aynı dosyayı iki kez almak. Ay ortasında bir kez alınmış ekstreyi ay sonunda bütün olarak yeniden aldığınızda ilk yarı ikinci kez fişlenir. Dosyayı yalnız yeni hareketlerle hazırlayın; fiş numarasını dosyadan veriyorsanız numara sistemde varken fişi aktarmayan seçeneği kullanın.
• Kesinleştirilmiş dönem. Geç gelen bir ekstrenin kesinleştirilmiş tarihe düşen satırları aktarılamaz. Bunları ya ayırın ya da GMS.NET'te kesinleştirmeyi bilinçli olarak geri alın.
• Virman. İki bankanın ekstresinde de görünen virmanı yalnızca birinden fişleyin. Ayrıntısı hesaplar arası virman yazısındadır.

Ekstre PDF olarak geldiyse ve GMS.NET'in PDF aktarımı bankanızı tanımıyorsa dosyayı önce Excel'e çevirmek gerekir; dikkat edilecek noktaları PDF banka ekstresini Excel'e çevirme yazısında topladık.

e-Fatura ve işletme defterli mükellefler

MikroKom'a göre gelen e-Faturalar bilgi eşleştirmesi yapılarak faturaya ya da muhasebe fişine aktarılabilir; özel entegratör portalından indirilen faturalar Fatura menüsündeki e-belge indirme ve Entegrasyon İşlemleri üzerinden alınır. Fiş Master uygulaması da fatura ve müstahsil makbuzu gibi standart belgelerden hızlı fiş üretmek için tanıtılır. Hesap seçimi burada da sizin kararınızdır: aynı tedarikçinin bir faturası ticari mal, bir sonraki gider olabilir.

İşletme defteri tutan mükellefte yevmiye fişi yoktur; alış ve satış faturaları gelir ve gider kaydı olur. GMS.NET'te bunun Excel yolu "Dosyadan Gelir ve Gider bilgileri aktarımı"dır. Banka ekstresi işletme defterine aktarılacak bir belge değildir; bu mükelleflerde ekstreyi tahsilat ve ödemeleri kontrol etmek için kullanırsınız.

Aynı işi BEF ile yapmak

BEF (Banka Ekstresi ve Fatura Çevirici), MikroKom GMS.NET'e şablon doldurmadan, kayıtları GMS.NET'in kendi aktarım arayüzüyle doğrudan yazar. Ekstreyi bankanın internet şubesinden indirdiğiniz Excel ya da CSV dosyasından, faturaları entegratör portalından ya da XML ve ZIP dosyasından okur. Başlamadan önce:

• Masaüstü programının 2.0.150 ya da daha yeni sürümü gerekir; eski sürümde programı kapatıp açmak güncelleme için yeterlidir.
• BEF, GMS.NET'in kurulu olduğu bilgisayarda kurulu olmalıdır; aktarım için gereken Microsoft bileşeni GMS.NET ile zaten gelir. GMS.NET terminal (istemci) kurulumundaysa ilk aktarımdan önce bize ulaşın.

1. Bağlantı: "Program Ayarları" penceresinde "GMS.NET" seçilir. "GMS.NET Klasörü" varsayılan kurulumda hazır gelir. "TEST ET" ve "AYARLARI KAYDET" denip program yeniden açılır.
2. Kullanıcı: Açılışta "VARSAYILAN KULLANICI SEÇİMİ" panelinden GMS.NET kullanıcısı seçilir. Şifre sorulmaz; kayıtlar bu kullanıcı adına yazılır ve firma ile dönem listesi bu kullanıcının yetkili olduğu firma ve dönemlerden oluşur.
3. Firma ve dönem: GMS.NET firmaları mükelleflerinizle firma adına göre eşlenir; aktarım çalışma yılının GMS.NET dönemine yapılır. Defter türü de bu dönemden okunur.
4. Belge: "Banka Dosyası Aç" ile ekstre, "Fatura Aç" ile faturalar açılır; hesap kodları GMS.NET'teki hesap planından seçilir.
5. Aktarım: "Programa Aktar" ile kayıtlar yazılır. Bilanço defterli firmada banka ve fatura fişleri mahsup fişi olarak gider; faturada KDV tutarı ve oranı, GMS.NET'te elle girilen fişte olduğu gibi matrah satırında görünür.

GMS.NET'e özgü ayrıntılar:

• Aynı kayıt ikinci kez yazılmaz. Vergi numaralı belgede belge numarası, tarih ve vergi numarası; vergi numarası olmayan belgede numara, tarih, belge türü ve tutar karşılaştırılır. Banka fişinde aynı içerikli fiş GMS.NET'te varsa tekrar yazılmaz. Ekstre açılırken de GMS.NET'teki kayıtlar taranır ve fişlenmiş satırlar mor "ZATEN VAR" olarak seçimden çıkar.
• Yarım aktarım kalmaz. GMS.NET her fişi ayrı kaydeder; aktarımın ortasında hata olursa BEF o aktarımda yazdığı fişleri GMS.NET'ten siler ve "HATA OLUŞTU! YAZILAN FİŞLER GERİ ALINDI..." mesajını verir. Silinemeyen fiş kalırsa numarası mesajda yazar.
• Kesinleştirme ve denetim. Fiş tarihi GMS.NET'teki kesinleştirme tarihine eşit ya da önceyse hiçbir kayıt aktarılmaz. Hesap kodu planda yoksa, alt hesabı olan bir ara hesapsa, tarih dönem dışındaysa ya da borç ve alacak tutmuyorsa "GMS.NET FİŞ DENETİMİ BAŞARISIZ; HİÇBİR KAYIT AKTARILMADI." mesajı çıkar. Şablon yolundaki gibi yanlış koddan sessizce yeni hesap açılmaz.
• Yeni hesap açma kuralları. BEF'ten hesap açarken üst hesap GMS.NET'te var olmalıdır. Hesap adı GMS.NET'te en çok 40 karakter olduğu için uzun unvanlarda önce yasal ekler kısaltılır ("SANAYİ" "SAN.", "LİMİTED ŞİRKETİ" "LTD. ŞTİ." gibi).
• İşletme defterli firma. Faturalar, Z raporları, gider pusulaları ve gider fişleri işletme defterine gelir ve gider kaydı olarak, KDV oranı başına ayrı kayıtla yazılır. Hesap "GMS.NET İŞLETME HESABI", belge türü "GMS.NET BELGE TÜRÜ" sütunundan seçilir; listeler GMS.NET'ten gelir. Bu firmalara banka ekstresi aktarılmaz. Tevkifatlı belgeler GMS.NET işletme defterine henüz aktarılmaz, bunları GMS.NET'te elle girin.
• Aynı adlı iki firma. GMS.NET'te aynı adı taşıyan birden çok firma varsa BEF hangisine yazacağını bilemez ve durur; firma adlarını ayırt edilecek biçimde düzenleyin.

GMS.NET aktarımı yeni olduğu için ilk aktarımı birkaç belgeyle yapıp fişleri GMS.NET'te kontrol etmenizi öneririz. Kurulum ve ürün ayrıntıları GMS.NET'e aktarım sayfasındadır. BEF yalnız Windows'ta çalışır ve ücretli lisansla kullanılır.

Ay sonu kontrolü

• Her banka hesabının GMS.NET'teki bakiyesi ekstrenin dönem sonu bakiyesiyle tutuyor mu? Tutmuyorsa yöntemi banka mutabakatı yazısında anlattık.
• Aktarım sonrası hesap planında beklenmedik yeni hesap açıldı mı?
• Kesinleştirme tarihini ilerletmeden önce geç gelen ekstre ve fatura kaldı mı?
• Masraf ve BSMV satırları atlanmadı mı? Kayıt için banka masrafları ve BSMV yazısına bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

GMS.NET'te banka ekstresi nereden aktarılır?

MikroKom'a göre Mali Müşavir paketinde Excel, PDF ve metin dosyalarından ekstre aktarımı, uyumlu bankalar için banka ekstre sihirbazı ve online banka modülü vardır. Paketten bağımsız olarak kullanılabilecek yol, hareketleri GMS.NET'in Excel aktarım şablonuna yerleştirip Fişler > Fiş İşlemleri > Dosyadan Fiş Aktarımı ile almaktır.

GMS.NET Excel aktarım şablonu nereden alınır?

Fişler > Fiş İşlemleri ekranında araç çubuğundaki "Excel Aktarım Şablonu Aç" düğmesinden alınır. MikroKom, kullandığınız sürümün desteklediği formatın her zaman buradan açıldığını belirtir. Sütunların doldurulma kuralları "Dosyadan Fiş Aktarımı" penceresindeki F1 yardımındadır.

Excel'den aktarırken hesap planında olmayan kod ne olur?

MikroKom'un yardımına göre dosyadaki hesap kodu hesap planında yoksa otomatik açılır; bunun için hesap adının da girilmiş olması gerekir. Bu yüzden yazım hatası olan kod hata vermeden yeni hesap olarak açılabilir.

GMS.NET'e banka ekstresini şablon doldurmadan aktarabilir miyim?

BEF, internet şubesinden indirilen Excel ya da CSV ekstreyi şablona uydurmadan okur ve kayıtları GMS.NET'e doğrudan yazar. BEF'in GMS.NET'in kurulu olduğu bilgisayarda ve 2.0.150 ya da daha yeni sürümde olması gerekir; yalnız bilanço defterli firmalara banka ekstresi aktarılır.

İşletme defterli firmada GMS.NET'e fatura aktarılır mı?

Evet. GMS.NET'in kendi yolu "Dosyadan Gelir ve Gider bilgileri aktarımı"dır. BEF'te faturalar, Z raporları, gider pusulaları ve gider fişleri işletme defterine yazılır; tevkifatlı belgeler henüz aktarılmaz.

Kaynaklar

• MikroKom: GMS.NET Dosyadan Fiş Aktarım
• MikroKom: Sık Sorulan Sorular
• MikroKom: GMS.NET Mali Müşavir
• MikroKom: GMS.NET Genel Muhasebe Defteri

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. GMS.NET ekranları sürüme göre değişebilir ve MikroKom'un dosyadan fiş aktarımı belgesindeki ekran görüntüleri eski bir sürüme aittir; adımları kendi GMS.NET sürümünüzde ve F1 yardımında kontrol edin.