Luca Banka Entegrasyonu: Kurulum, Yetki Belgesi ve Excel Yüklemeyle Farkı

Luca banka entegrasyonu, anlaşmalı bankalardaki hesap hareketlerinin Excel indirmeden her gün Luca'ya kendiliğinden düşmesidir. Kurmak için firmanın banka hesabını Luca'da tanımlar, "Hesap Hareketleri Paylaşımı Yetki Belgesi"ni firma ve banka yetkilisine imzalatıp [email protected] adresine gönderir, onay geldikten sonra hareketleri Muhasebe > Fiş İşlemleri > Banka Entegrasyon ekranından fişe çevirirsiniz. Hizmet Luca'nın sayfasına göre ücretsizdir ama yalnızca anlaşmalı bankalarda çalışır ve birkaç bankada geriye dönük hareket getirmez. Aşağıda kurulumu Luca'nın destek makalesindeki adımlarla, sonra entegrasyonun yetmediği yerde Excel yüklemenin ne zaman devreye girdiğini anlatıyoruz.

Hangi bankalarla çalışır, ücreti var mı?

Luca'nın "Banka Entegrasyonları" sayfasına göre hizmet, anlaşmalı bankalardan ekstrelerin Luca Ticari Yazılımları ve Luca Mali Müşavir Paketi'ne doğrudan aktarılmasıdır ve ücretsizdir. Sayfada talimat örneği bulunan bankalar şunlardır: Akbank, Anadolubank, QNB, ING, Kuveyt Türk, Şekerbank, TEB, Ziraat Bankası, Garanti BBVA, Halkbank, İş Bankası, Yapı Kredi, Albaraka Türk, Vakıf Katılım, VakıfBank ve Enpara. Liste zamanla değiştiği için mükellefin bankasını kurulumdan önce bu sayfadan kontrol edin.

Aynı sayfada önemli bir not var: ING, Kuveyt Türk, TEB, Ziraat Bankası, Halkbank ve Yapı Kredi'de bankaların kendi sistemleri nedeniyle geriye dönük tanımlama yapılamıyor. Hareketlerin dönem başından itibaren gelmesini istiyorsanız bu talebi banka onayından önce yetki belgesinin üzerine not olarak yazmanız gerekiyor. Yani yıl ortasında gelen bir mükellefin ilk ayları, bu bankalarda entegrasyonla değil Excel ile işlenir.

Kurulum adım adım

Adımlar Luca'nın "01.02.12 Banka Entegrasyon" destek makalesinden (son değişiklik Şubat 2022) derlenmiştir. Düğme ve alan adları makaledeki gibidir; ekranınız güncellenmiş olabilir.

1. Firmayı açın: Yönetici > Müşteri işlemleri > Müşteri listesi yolunda ilgili firmayı seçin ve sağ üstteki "Banka hesap" sekmesine geçin.
2. Hesabı ekleyin: Alttaki "yeni" düğmesine basın, açılan kutuda bankayı seçin. "Şube kod numarası" ve "Hesap numarası" alanlarını doldurun. Başlangıç ve bitiş tarihlerini boş bırakın; döviz hesabıysa kur tipini seçin. Aynı firmanın ikinci hesabı için "kaydet" deyip yeniden "yeni" düğmesini kullanın.
3. Yetki belgesini alın: Ekrandaki "İlgili bankanın talimat örneği için buraya tıklayınız" yazısındaki "buraya" bağlantısı bankanın formunu açar. Belgedeki banka ve şube bilgilerini doldurun.
4. İmzalatıp gönderin: Formu şirket yetkilisi ve banka yetkilisi imzalar. İmzalı belge [email protected] adresine e-postayla gönderilir.
5. Onayı bekleyin: Luca'nın banka entegrasyon birimi belgeyi kontrol eder ve durumu "onay bekliyor"dan "onaylandı"ya çevirir.

Pratikte süreyi belirleyen Luca değil mükelleftir. Formu şubeye götürmek, şubenin imzalaması ve imzalı kopyanın size geri gelmesi gerekir. Formu mükellefe gönderirken hangi hesap için olduğunu, dönem başı notunun yazılmasını ve imzalı kopyanın kime döneceğini tek mesajda yazmak, ay sonuna sarkan yazışmayı kısaltır. Her hesap ve her banka için bu tur ayrı yapılır.

Hareketleri görmek

Onaydan sonra hareketler Muhasebe > Fiş İşlemleri > Banka Entegrasyon ekranına düşer. Bankayı tek tıklayıp alttaki "Güncel Detay" düğmesine basar, başlangıç ve bitiş tarihlerini girip "listele" dersiniz. Ekstreler her gün otomatik geldiği için hareket olmayan günlerin ekstreleri de listelenir; bu bir hata değildir.

Listedeki renkler muhasebeleşme durumunu gösterir:

• Pembe: Hareket yok ya da tamamı muhasebeleştirilmiş.
• Açık mavi: Hareketlerin bir kısmı muhasebeleştirilmiş.
• Kahve: Hareketler henüz muhasebeleştirilmemiş.

Ay sonunda kahve ve açık mavi satırlar sizin yapılacaklar listenizdir. Kaydı çift tıklayarak ya da seçip "Detay" düğmesiyle ekstre içeriğini görürsünüz. Alttaki "Seç" düğmesi referans numarası, dosya numarası ve tarih aralığına göre süzer; "Rapor" işaretli kayıtların Excel raporunu verir.

İşlem kodu kuralları

Entegrasyonda kurallar açıklamaya göre değil, bankanın hareket için gönderdiği işlem koduna göre kurulur. Ekranın üstündeki "İşlem Kodu Kural Tanımı" düğmesine basıp "Yeni" dersiniz:

1. "İşlem Kodu" alanındaki yeşil düğme uluslararası "Hareket Kod Listesi"ni açar. Kod listede yoksa elle yazılabilir.
2. "Banka Seçimi" kutusundan bankayı seçin.
3. Hareketin tipini "Gelir" ya da "Gider" olarak belirleyin.
4. "Yöntem" alanından birini seçin: "Sabit" tanımladığınız hesabı karşı hesap olarak atar; "Sezgisel" açıklamadaki firma adı hesap planında varsa karşı hesabı getirir ve ana hesap tanımlanmasını ister; "Son Kullanılan" bu işlem tipiyle en son kullanılan hesabı getirir.
5. "Hesap Kodu" alanına kodu girip kaydedin.

Luca'nın makalesindeki örnek, EFT için "Gelir" tipinde "Sezgisel" yöntemle 120, "Gider" tipinde "Sezgisel" yöntemle 320 tanımlamak ve diğer işlemler için "Sabit" kullanmaktır. Masraf, BSMV ve vergi gibi her seferinde aynı hesaba giden kalemler "Sabit"e uygundur. "Son Kullanılan" ise dikkat ister: bir ay yanlış seçilen hesap, ertesi ay aynı işlem koduna yine önerilir. Cari eşleşmesi tutmayan satırları fiş kesmeden önce mutlaka gözden geçirin. Excel yüklemesindeki açıklamaya dayalı kuralların mantığı ve kural için ifade seçimi banka hareketlerine hesap kodu atama yazısında anlatılıyor.

Fişe çevirme

1. Kurallardan sonra "Ekstre Aktarım Detayı" düğmesine basın.
2. Satırları işaretleyip "Karşı Hesap Kodu Getir" deyin; kurallara göre karşı hesaplar gelir.
3. Boş kalanlara "Karşı Hesap Kodu Gir" ile toplu kod verin. Satırları "Seç" düğmesiyle gruplayarak da işaretleyebilirsiniz.
4. Fiş kesmeden önce ekranı kaydedin.
5. "Fiş tarihi" ve "Açıklama" alanlarını doldurun, "Banka hesap kodu" alanına bankanın 102 alt hesabını yazın.
6. "Banka Hesap Yöntemi" olarak "Tek Detay Satırı Oluştur" ya da "Ayrı Ayrı Detay Satırı Oluştur" seçin ve "Fiş Kes" deyin. Oluşan fiş numarası "Fiş No" alanında görünür.

Ekstreyi fişe çevirmeden önce başka bir ekranda incelemek isterseniz alttaki "Banka ekstreleri Modülüne aktar" düğmesi kullanılır.

Dövizli hesaplar

Dövizli entegrasyon için önce Yönetici > Müşteri Kartı > Dönem yolunda dönemin döviz tanımları yapılır; Luca'ya göre TL hesap kodlarının bakiyesi sıfırken döviz cinsine çevrilmiş olması gerekir. Ekstre aktarım detayında satırlar seçilip "Kur Gir" ile kur uygulanır. "Kurları Temizle" mevcut kurları siler, "Sadece Kur Alanı Boş Olan Kayıtların Kurunu Değiştir" seçeneği yalnız boş satırlara kur yazar. Belirli bir günün kurunu sabit kullanmak için "Kayıtların Tarihlerine Göre Kur Sorgula" işareti kaldırılır, tarih yazılıp "Sorgula" ve ardından "Kurları Uygula" denir. Hangi kurun kullanılacağının muhasebe tarafı için döviz hesabı ekstresi yazısına bakabilirsiniz.

Entegrasyon mu, Excel yükleme mi?

İkisi rakip değil, birbirini tamamlar. Tablo, bir büroda hangi durumda hangisinin kullanıldığını özetliyor:

Az sayıda sabit mükellefiniz varsa ve hesapları anlaşmalı bankalardaysa entegrasyonu bir kez kurup rahat edersiniz. Mükellef sık değişiyorsa, bankalar çeşitliyse ya da belge bir türlü şubeden dönmüyorsa Excel yolu her bankada çalışır. Excel yüklemesinin adımları Luca'da banka ekstresi işleme yazısında anlatılıyor.

İki yolu aynı hesapta birlikte kullanıyorsanız tek kural var: aynı hareketi iki yoldan fişlemeyin. Entegrasyonla fişlediğiniz bir ayı sonradan Excel ile de yüklerseniz fiş kesmeden önce "Muavin (Mükerrer) Denetim" ile ayıklayın.

BEF bu tabloda nerede durur?

BEF (Banka Ekstresi ve Fatura Çevirici) Excel yolunun yerine geçen bir masaüstü programdır, entegrasyonun yerine değil. Bankaya bağlanmaz, internet bankacılığı şifresi ya da yetki belgesi istemez; ekstreyi internet şubesinden Excel ya da CSV olarak siz indirirsiniz. BEF dosyayı şablona yapıştırmadan açar, sütunları başlık satırından kendisi bulur ve kontrol ettiğiniz satırları Luca'da fiş olarak oluşturur. Luca bağlantısı için "Program Ayarları"nda "Luca Üye Numarası" ve en az bir Luca kullanıcısı tanımlanır; girişte resim doğrulamayı siz yazarsınız.

Entegrasyonu açık mükellefleri Luca'nın kendi akışında bırakıp diğerlerini BEF ile işlemek mümkündür. Bir uyarıyla: BEF, Luca'daki mevcut fişlerin içinde mükerrer aramaz, yalnızca kendi aktarım kayıtlarına bakar. Entegrasyonla fişlenmiş bir hesabın ekstresini BEF ile de aktarırsanız aynı hareket iki kez kaydedilir. Hangi hesabın hangi yoldan işlendiğini bir kez belirleyin. BEF ücretli lisansla ve yalnızca Windows'ta çalışır, PDF ekstre okumaz. Ayrıntılar Luca'ya Aktarım sayfasında, tanınan bankalar Banka Ekstreleri sayfasındadır.

Sık sorulan sorular

Luca banka entegrasyonu ücretli mi?

Luca'nın sayfasına göre anlaşmalı bankalardan ekstre aktarımı Luca Ticari Yazılımları ve Luca Mali Müşavir Paketi için ücretsizdir. Gereken şey yetki belgesinin imzalanıp [email protected] adresine gönderilmesidir.

Luca banka entegrasyonu nasıl yapılır?

Yönetici > Müşteri işlemleri > Müşteri listesi'nde firmanın "Banka hesap" sekmesinden hesap eklenir, talimat formu "buraya" bağlantısından alınır, firma ve banka yetkilisine imzalatılıp [email protected] adresine gönderilir. Onaydan sonra hareketler Muhasebe > Fiş İşlemleri > Banka Entegrasyon ekranında görünür.

Entegrasyon geçmiş ayların hareketlerini getirir mi?

Dönem başından itibaren aktarım istiyorsanız bunu banka onayından önce yetki belgesine not etmeniz gerekir. Luca; ING, Kuveyt Türk, TEB, Ziraat Bankası, Halkbank ve Yapı Kredi'de geriye dönük tanımlamanın mümkün olmadığını belirtir. Bu bankalarda geçmiş aylar Excel ile işlenir.

Ekranda hareketsiz günlerin ekstreleri neden görünüyor?

Luca'ya göre ekstreler her gün otomatik düştüğü için hareket olmayan günlerin ekstreleri de listelenir. Pembe renk, hareket olmadığını ya da tamamının muhasebeleştiğini gösterir.

Entegrasyon ve Excel yükleme aynı hesapta birlikte kullanılabilir mi?

Kullanılabilir, ama aynı hareketin iki yoldan fişlenmemesi gerekir. Excel ile yüklediğiniz dönemde fiş kesmeden önce "Muavin (Mükerrer) Denetim" ile daha önce muhasebeleşmiş satırları ayıklayın.

Kaynaklar

• Luca: Banka Entegrasyonları
• Luca Destek: 01.02.12 Banka Entegrasyon
• Luca Destek: Banka İşlemleri Menüsü (Excel, PDF ve entegrasyon ile aktarım)

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Luca ekranları güncellenebilir; adımları kendi Luca sürümünüzde kontrol edin.