Luca'da Banka Ekstresi Nasıl İşlenir? Adım Adım Banka Aktarımı ve Muhasebeleştirme

Luca'da banka ekstresi, Muhasebe > Banka İşlemleri > Banka Aktarımı (Excel) ekranından işlenir. Sırası şudur: bankanın şablonunu seçersiniz, ekstreyi şablonun CSV düzenine getirip yüklersiniz, kural tanımlarıyla karşı hesap kodlarını atarsınız, eksik kodları tamamlarsınız, Muavin (Mükerrer) Denetim ile daha önce fişlenmiş hareketleri ayıklarsınız ve Fiş Kes ile yevmiye fişlerini oluşturursunuz. Bu yazıda bu adımları Luca'nın kendi destek makalesine dayanarak sırayla anlatıyor, banka hareketlerinin hangi hesaplara gittiğini özetliyor ve aynı işin BEF ile nasıl yapıldığını gösteriyoruz.

Başlamadan önce: banka tanımlama ve hazırlık

"Luca'da banka tanımlama" denince çoğu zaman iki şey kastedilir: hesap planında bankanın muhasebe hesabını açmak ve Banka Aktarımı ekranında bankanın şablonunu seçip kaydetmek. Ekstreye başlamadan önce şunları hazırlayın:

1. 102 alt hesabı: Her banka hesabı için 102 Bankalar altında ayrı bir alt hesap açın. Aynı bankadaki vadesiz TL hesabı, döviz hesabı ve POS bloke hesabı ayrı izlenmelidir; aksi halde ay sonu mutabakatı yapılamaz. Döviz hesapları için ayrı alt hesap ve döviz türü gerekir.
2. Karşı hesaplar: Ekstrede sık geçen cariler (120 ve 320 alt hesapları), vergi ve SGK ödemeleri için 360 ve 361, banka masrafları için 770 ya da işletmenin tercih ettiği gider hesabı hesap planında hazır olsun.
3. Ekstre dosyası: Bankanın internet şubesinden hesap hareketlerini Excel ya da CSV olarak indirin. PDF ekstre için Luca'da ayrı bir ekran vardır, aşağıda değiniyoruz.
4. Dönem: Fiş keseceğiniz dönemin Luca'da açık olduğunu ve ekstrenin tarih aralığının bu dönemle örtüştüğünü kontrol edin.

Anlaşmalı bankalarda hareketlerin Luca'ya kendiliğinden gelmesi için banka entegrasyonu da kurulabilir; Luca'nın Banka Entegrasyonları sayfasına göre bunun için hesap sahibi firmanın yetki belgesini banka şubesine onaylatıp Luca'ya iletmesi gerekir ve hizmet anlaşmalı bankalarla sınırlıdır. Bu yazı, her bankada çalışan Excel yolunun adım adım uygulamasına odaklanıyor.

Luca Banka Aktarımı (Excel) adım adım

Aşağıdaki adımlar Luca'nın "Banka İşlemleri Menüsü" destek makalesinden (son güncelleme 10 Şubat 2025) derlenmiştir. Düğme ve alan adları makaledeki gibidir.

1. Ekranı açın: Muhasebe > Banka İşlemleri > Banka Aktarımı (Excel).
2. Şablonu seçin: İlk aktarımda sol alttaki "Şablonlar" düğmesinden bankanın şablonunu seçin. Luca, muavin denetiminin çalışması için bu adımın gerekli olduğunu belirtir. Şablonun adını "ekstre adı" alanından değiştirip "kaydet" ile saklayabilirsiniz.
3. Dosyayı şablona uydurun: "Örnek CSV" düğmesiyle bankanın şablon formatını indirin ve kendi ekstrenizdeki verileri bu dosyaya kopyalayıp yapıştırın. Başlıklar ve sütun biçimleri değiştirilmemelidir. Dosyanızda farklı bir ayraç varsa "ayraç" ve "tırnak" alanlarını güncelleyin. Kendi CSV dosyanızın başlıklarından şablon üretmek isterseniz "Başlıkları CSV dosyasından al" seçeneğini kullanın. Dövizli aktarımda döviz türünü seçin; Luca'ya göre kur işlemi sistem tarafından yapılır.
4. Yükleyin: Dosyayı "dosya" alanından seçip "Yükle" düğmesine basın. Onay uyarısını kabul ederseniz daha önce yüklenmiş hareketler silinir ve yeni dosya aktarılır. Yüklenen hareketleri sağ üstteki "Ekstre detayları" alanından kontrol edin.
5. Kuralları uygulayın: Kural tanımlama alanında açıklama gibi ölçütlere göre karşı hesap kodu atayan kurallar tanımlayın ve sağ alttaki "uygula" düğmesine basın. Kuralda değişiklik yaptıysanız "daha önce kural uygulanmış satırlara da uygula" seçeneğiyle eski satırlara da yeniden uygulatabilirsiniz.
6. Eksik kodları tamamlayın: Hareketler "Fiş Detayları" başlığına gelir. "hızlı seç" ile satırları ölçüte göre seçip "hesap kodu gir" düğmesiyle toplu hesap kodu verebilir, "Detay" ile tek satırın ayrıntısına bakabilirsiniz.
7. Mükerrer kontrolü yapın: "Muavin (Mükerrer) Denetim" düğmesi daha önce muhasebeleşmiş hareketleri tespit eder. "Muhasebeleşmiş" ve "Muhasebeleşmemiş" seçenekleriyle mükerrer satırları ayıklayın.
8. Fişi kesin: Muhasebeleştirilecek satırları seçip sağ alttaki "Fiş Kes" düğmesine basın; açılan pencerede seçtiğiniz kriterlere göre fişler oluşur. Ekranın Excel dökümü gerekirse "rapor" düğmesini kullanın.

Ekstre PDF ise

Luca'da Muhasebe > Banka İşlemleri > Banka Aktarım (PDF) ekranı, bankanın PDF ekstresini çevirip Banka Aktarımı (Excel) ekranına gönderir. Luca makalesine göre "PDF yükle" seçeneği en fazla 600 satırlık dosyalar içindir; daha uzun ekstrelerde "IBAN Listesine Yükle" kullanılır. Bu ekranda da tarih ve tutara göre çalışan bir "Muavin (Mükerrer) Denetim" vardır. PDF'den Excel'e çevirmenin genel tuzakları için PDF banka ekstresini Excel'e çevirme yazısına bakabilirsiniz.

Banka hareketleri hangi hesaplara gider?

Luca kodu sizin verdiğiniz kurala göre atar; hangi hareketin hangi hesaba gideceği muhasebe kararıdır. Aşağıdaki tablo, ekstrede en sık görülen hareketler için yaygın uygulamayı özetler. Tartışmalı kalemlerde karar mali müşavire aittir.

Bu kalemlerin ayrıntılı kayıtları için banka masrafları ve BSMV, POS komisyonu, maaş, SGK ve vergi ödemeleri ve hesaplar arası virman yazılarına bakabilirsiniz. Kural kurarken açıklama metnini nasıl seçeceğinizi banka hareketlerine hesap kodu atama yazısında anlattık.

Fişleri kestikten sonra kontrol

Fiş kesildi diye ekstre işlenmiş sayılmaz. Her banka hesabı için şu kontrolleri yapın:

• Luca'daki 102 alt hesabının muavin bakiyesi, ekstrenin dönem sonu bakiyesiyle aynı mı?
• Dönem başı bakiyesi bir önceki ayın kapanışıyla tutuyor mu? Tutmuyorsa önceki aydan eksik ya da fazla fiş vardır.
• Virman satırları yalnızca bir ekstreden fişlendi mi?
• Karşı hesabı 120 ya da 320 olan satırlarda doğru cariye mi gidildi? Ana hesaba yazılmış tahsilat cari ekstresinde görünmez.
• Masraf ve BSMV satırları atlanmadı mı? Küçük tutarlı satırlar fark çıkarmanın en sık nedenidir.

Bakiye tutmadığında farkı nasıl arayacağınızı banka mutabakatı nasıl yapılır yazısında adım adım anlattık.

Aynı işi BEF ile yapmak

Luca'nın Excel yolunda emek en çok iki yerde harcanır: her bankanın dosyasını şablona uydurmak ve her mükellef ile her banka için kuralları kurmak. BEF (Banka Ekstresi ve Fatura Çevirici), bankadan indirdiğiniz ekstreyi şablona yapıştırmadan okur ve fişleri Luca'da kendisi oluşturur. Adımlar şöyledir:

1. Luca bağlantısı: "Program Ayarları" penceresinde muhasebe programı olarak LUCA seçilir, "Luca Üye Numarası" girilir ve en az bir Luca kullanıcısı eklenir. Program açılırken Luca giriş penceresinde kullanıcıyı seçip "TARAYICIDA GİRİŞ YAP" düğmesine basarsınız; bilgiler otomatik dolar, resim doğrulamayı siz yazarsınız.
2. Ekstreyi açma: "Banka Dosyası Aç" düğmesiyle açılan pencerede mükellefi, yılı ve "HESAP KOD SEÇİMİ (FİLTRE):" listesinden bankanın 102 alt hesabını seçersiniz. Hesap planı Luca'dan seçilen yıla göre okunur. Excel (.xls, .xlsx) ya da CSV dosyasını seçip "İŞLEME BAŞLA" dersiniz. BEF hangi sütunun tarih, açıklama, tutar ya da bakiye olduğunu başlık satırından kendisi bulur.
3. Hesap kodları: Karşı hesap kodu sırayla şu kaynaklardan doldurulur: o banka için öğrettiğiniz kurallar, daha önce aktarılmış hareketler, mükellefin diğer bankalarında öğrettiğiniz kurallardan gelen öneriler (sarı hücre) ve en son yapay zeka tahmini (yeşil yüksek güven, turuncu kontrol et). Kod bulunamayan satır kırmızı "?" kalır ve kodu siz seçersiniz. Bir açıklama için kalıcı kural öğretmek isterseniz satırdayken F8'e basıp "KAYDET VE KAPAT" dersiniz.
4. Mükerrer ve virman: BEF aktardığı her hareketi hatırlar. Aynı hareket yeniden gelirse "AKTARILMIŞ", başka banka ekstresinden aktarılmış bir virmanın karşı bacağıysa "VİRMAN" olarak işaretlenir ve seçimden çıkar.
5. Aktarım: "Programa Aktar" ile açılan "BANKA AKTARIMI" panelinde "FİŞ GRUPLAMA:" için "GÜNLÜK (HER GÜN TEK FİŞ)", "HER SATIR AYRI FİŞ" ya da "KENDİ AÇIKLAMAM" seçilir ve "AKTARIMA BAŞLAT" denir. Hesap kodu "?" olan, onaylanmamış öneri taşıyan ya da altında kırılım bulunan ana hesaba yazılmış satır varsa aktarım başlamaz.

Luca'ya özgü sınırları da bilmek gerekir. Luca'ya tek seferde en fazla 200 banka satırı gönderilir; daha fazlası bölümler halinde aktarılır. Bir fişe en fazla 80 satır yazılır, fazlası otomatik bölünür ve satır açıklamaları 100 karakterde kesilir. Mikro, Zirve, Orka ve GMS.NET'te BEF ekstreyi açarken programın kendi kayıtlarında da mükerrer arar; Luca'da bu kontrol yoktur. Luca'da aktarılmış satırları "tekrar aktar" ile yeniden gönderirseniz, Luca'daki eski fişi silmediyseniz aynı kayıt ikinci kez oluşur.

İki yolun farkı

Birkaç mükellef ve az sayıda bankayla çalışıyorsanız Luca'nın kendi ekranı çoğu zaman yeterlidir. Mükellef ve banka çeşidi arttıkça şablon ve kural işi büyür; BEF bu noktada devreye girer. Luca'ya aktarımın ürün tarafı Luca'ya Aktarım sayfasında, desteklenen bankalar Banka Ekstreleri sayfasında, lisanslar Fiyatlar sayfasındadır.

Sık yapılan hatalar

• Aynı bankadaki TL, döviz ve POS bloke hareketlerini tek 102 alt hesabında toplamak.
• Luca'da yeni dosya yüklerken çıkan onay uyarısını okumadan geçmek; daha önce yüklenmiş hareketler silinir.
• Muavin (Mükerrer) Denetim yapmadan fiş kesmek; özellikle ay ortasında bir kez işlenmiş ekstre ay sonunda tekrar yüklendiğinde.
• Virmanı iki bankanın ekstresinden de fişlemek.
• Tahsilat ve ödemeleri cari alt hesabı yerine 120 ya da 320 ana hesabına yazmak.
• Fiş kesip bakiye mutabakatını atlamak.

Sık sorulan sorular

Luca'da banka ekstresi hangi menüden işlenir?

Luca destek makalesine göre Excel ya da CSV ekstre Muhasebe > Banka İşlemleri > Banka Aktarımı (Excel), PDF ekstre Muhasebe > Banka İşlemleri > Banka Aktarım (PDF) ekranından işlenir. Anlaşmalı bankalarda entegrasyon da kullanılabilir.

Luca'da banka nasıl tanımlanır?

Hesap planında her banka hesabı için 102 altında bir alt hesap açılır. Banka Aktarımı (Excel) ekranında ilk aktarımda "Şablonlar" düğmesinden bankanın şablonu seçilip kaydedilir. Luca, muavin denetiminin çalışması için şablon seçiminin gerekli olduğunu belirtir.

Luca'da aynı hareketin iki kez fişlenmesi nasıl önlenir?

Fiş kesmeden önce "Muavin (Mükerrer) Denetim" düğmesiyle daha önce muhasebeleşmiş hareketler tespit edilip ayıklanır. Virmanlarda hareketin yalnızca bir bankanın ekstresinden fişlenmesi ayrıca kontrol edilmelidir.

Banka ekstresini Luca'ya şablona yapıştırmadan aktarmak mümkün mü?

BEF, internet şubesinden indirilen Excel ya da CSV ekstreyi şablona yapıştırmadan okur ve kontrol ettiğiniz satırları Luca'da fiş olarak oluşturur. Luca bağlantısı için Luca üye numarası ve kullanıcı bilgileri gerekir; resim doğrulamayı siz yazarsınız.

Ekstre bakiyesi Luca'daki 102 bakiyesiyle tutmuyorsa ne yapmalı?

Önce dönem başı bakiyesini, sonra atlanan masraf ve BSMV satırlarını, çift fişlenen virmanları ve ekstre tarih aralığının dönemle örtüşüp örtüşmediğini kontrol edin. Farkı tutar bazında aramak çoğu zaman en hızlı yoldur.

Kaynaklar

• Luca Destek: Banka İşlemleri Menüsü (Excel, PDF ve entegrasyon ile aktarım)
• Luca: Banka Entegrasyonları

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Luca ekranları güncellenebilir; adımları kendi Luca sürümünüzde kontrol edin.