Luca'da banka ekstresi kural tanımlama, Banka Aktarımı (Excel) ekranındaki kural alanında yapılır: açıklamada geçen bir ifadeyi "Değer" alanına yazarsınız, tutarın giriş mi çıkış mı olduğunu seçersiniz, hesap kodu ile karşı hesap kodunu belirler, "Kaydet" ve "Uygula" dersiniz. Kural bir kez doğru kurulursa her ay aynı POS, masraf, vergi ve SGK satırlarına kod yazmaktan kurtulursunuz. Yanlış kurulursa da hatayı yüz satıra birden çoğaltır. Aşağıda Luca'nın kendi destek makalelerindeki alan adlarıyla kuralın nasıl kurulduğunu, hangi ifadeyi seçmeniz gerektiğini ve sık görülen hareketler için örnek kuralları bulacaksınız.
Luca'da Excel ya da CSV ekstre Muhasebe > Banka İşlemleri > Banka Aktarımı (Excel) ekranından yüklenir. Kurallar bu ekranın kural tanımlama alanında durur. Luca'nın Şubat 2025'te güncellenen "Banka İşlemleri Menüsü" makalesine göre kurallar, tanımladığınız hesap kodlarını hareketlere otomatik atar ve karşı hesap kodlarını doldurur. Bankanın örnek şablonu oluşturulduğunda o bankaya ait kurallar da gelir; birden fazla banka için ayrı kural kaydı açılabilir.
Ekstreyi yüklemeden önce iki şeyin hazır olması gerekir: bankanın şablonu seçilmiş olmalı ve kuralda kullanacağınız hesaplar hesap planında açık olmalı. Ekstrenin yüklenmesi ve şablon adımları Luca'da banka ekstresi işleme yazısında sırayla anlatılıyor; burada yalnızca kural kısmına odaklanıyoruz.
Anlaşmalı bankalarda hareketler banka entegrasyonuyla geliyorsa kural mantığı farklıdır. Orada kurallar "İşlem Kodu Kural Tanımı" düğmesiyle, bankanın işlem koduna göre kurulur ve "Sabit", "Sezgisel", "Son Kullanılan" yöntemlerinden biri seçilir. Aşağıdaki alanlar Excel ile yüklenen ekstre içindir.
Ekstre ve faturalarınızdaki bu kayıtları BEF, muhasebe programınıza otomatik aktarsın.
Ücretsiz Üye OlAlan adları Luca'nın "01.02.08 Banka Ekstreleri" destek makalesinden alınmıştır. Makale 2021 tarihli olduğu için ekranınızda yerleşim farklı olabilir; alanların karşılığını kendi ekranınızda kontrol edin.
Kural ekranında en fazla 20 kural tanımlanır. Daha fazlası için sol üstteki kural kutusundan "yeni kayıt" ile ikinci bir kural kaydı açılır. Kaydettikten sonra "Uygula" düğmesi koşulu sağlayan satırlara kodları getirir.
Müşteri tahsilatları ve satıcı ödemeleri için her cariye ayrı kural yazmak yerine sezgisel kod kullanılır. Karşı hesap kodu alanına çift tıklanır, "Seçiniz" başlığı altında "Metin Açıklama" seçilir ve 120 ya da 320 gibi ana hesap yazılır. Luca açıklamadaki adı bu ana hesabın altındaki carilerle eşleştirmeye çalışır. "+" düğmesiyle birden fazla ana hesap eklenebilir.
Sezgisel eşleşme cari adının açıklamada nasıl yazıldığına bağlıdır. Bankalar unvanı kısaltır, "LİMİTED ŞİRKETİ" yerine "LTD" yazar, bazen yalnızca gönderenin kişisel adını koyar. Eşleşmeyen satırlar boş kalır; bunları "hızlı seç" ve "hesap kodu gir" ile toplu tamamlarsınız. Luca'ya göre "Hesap Kodu Gir" ile verilen kod kuralı değiştirmez, yalnızca o aktarım için geçerlidir.
Kuralın kalitesi bu tek alana bağlıdır. Ekstreyi açın, aynı türden üç dört satırın açıklamasını yan yana koyun ve her seferinde değişmeden kalan parçayı bulun. Tarih, referans numarası, dekont numarası ve tutar her satırda değişir; bunlar Değer'e yazılmaz.
Aşağıdaki tablo kuralı nasıl düşüneceğinizi göstermek içindir. "Değer" sütunundaki ifadeler örnektir; kendi ekstrenizde ne yazıyorsa onu kullanın. Hesaplar yaygın uygulamayı yansıtır, son karar mükellefin durumuna göre sizindir.
| Hareket | Değer (örnek) | Tutar | Banka satırının karşı hesabı | Dikkat |
|---|---|---|---|---|
| POS tahsilatı | Üye işyeri no ya da bankanın POS ifadesi | (+) | 108 ya da satış kaydı | Bloke hesap ayrı 102 alt hesabıysa kural o şablonda kurulur |
| EFT ve havale masrafı | "MASRAF", "ÜCRET" | (-) | 770 (yaygın) | BSMV ayrı satırda geliyorsa ayrı kural |
| BSMV | "BSMV" | (-) | Masrafla aynı hesap | İndirilecek KDV'ye alınmaz |
| Maaş ödemesi | Bankanın toplu ödeme ifadesi | (-) | 335 | Tek tek isimle gidiyorsa kural yerine toplu kod |
| Vergi ödemesi | Bankanın vergi tahsilat ifadesi | (-) | 360 | Gecikme zammı ayrı satırsa ayrı kod |
| SGK prim ödemesi | "SGK" ve prim ifadesi | (-) | 361 | "Tüm satırlara uyarsa" ile iki koşul birlikte |
| Müşteri tahsilatı | Sezgisel, Metin Açıklama | (+) | 120 altındaki cari | Eşleşmeyenleri toplu tamamlayın |
| Satıcı ödemesi | Sezgisel, Metin Açıklama | (-) | 320 altındaki cari | Unvan kısaltmalarını kontrol edin |
Bu kalemlerin muhasebe kaydının ayrıntısı için POS komisyonu, banka masrafları ve BSMV ve maaş, SGK ve vergi ödemeleri yazılarına bakabilirsiniz.
Her tekrar eden satır kurala uygun değildir. Kredi taksiti tek satır olarak gelir ama anapara 300'e, faiz 780'e ayrılır; tek karşı hesap veren bir kural bunu yapamaz. Kendi hesaplar arası virmanı kurala bağlarsanız iki bankanın ekstresinden de otomatik kod alır ve aynı transfer iki kez fişlenir. Ortaklardan gelen ya da ortağa giden paralar, avans ve iade gibi satırlar da açıklamadan çok mükellefe sorularak kodlanır. Bu satırları elle bırakmak, yanlış kodla otomatik geçmesinden iyidir. Virmanın neden çift kayda dönüştüğünü hesaplar arası virman yazısında anlattık.
Ay sonunda en sık duyulan cümle "kuralı yazdım ama kod gelmedi" olur. Kontrol sırası şöyle:
Kod geldi ama yanlış geldiyse genellikle iki kural aynı satıra uyuyordur. Luca'nın makalesi kurallar arasındaki önceliği ayrıca anlatmıyor; bu yüzden çakışan bir kural yazdıysanız birkaç satırla deneyip sonucu "Fiş Detayları" alanında kontrol edin, emin olmadan "Fiş Kes" demeyin.
BEF (Banka Ekstresi ve Fatura Çevirici), Luca'ya fiş gönderen bir masaüstü programdır. Kural mantığı benzerdir ama kural tek tek alan doldurularak değil, kodu verdiğiniz satırdan öğretilir:
BEF'te bir kural öğretildiği mükellefe, banka hesabına ve para yönüne bağlıdır. Girişten öğretilen kural yalnızca girişlere uygulanır, yani "VERGİ" örneğindeki karışıklık kendiliğinden ayrışır. Eşleşme "içerir" mantığıyla yapılır, büyük küçük harf fark etmez. Aynı mükellefin başka bir bankasında öğrettiğiniz kural bu bankada sarı öneri olarak görünür; sarı satırlar onaylanmadan aktarılmaz. Ctrl+F8 bu önerileri onayınızla tek seferde bu banka için kurala çevirir.
Kuralları görmek ve düzenlemek için "Otomatik Tamamla" düğmesi kullanılır. "SIRA" sütunu önceliktir: bir açıklama birden fazla kurala uyuyorsa yalnızca SIRA değeri en küçük olan uygulanır. Genel bir masraf kuralı ile belirli bir kişinin adını içeren kural çakıştığında hangisinin kazanacağını buradan belirlersiniz. Kurala ana hesap kodu yazılırsa "BORÇ KODUNUN ALT KODU VAR." uyarısı çıkar ve kural kaydedilmez. Kuralı olmayan satırlar için BEF önce daha önce aktarılmış satırlara, sonra yapay zeka tahminine bakar; kod bulamazsa satır kırmızı "?" kalır ve kararı siz verirsiniz. Ayrıntılar banka hareketlerine hesap kodu atama yazısında.
BEF ücretli bir lisansla ve yalnızca Windows'ta çalışır, PDF ekstre okumaz. Luca'ya aktarımın ürün tarafı Luca'ya Aktarım sayfasında anlatılıyor.
Luca'nın destek makalesine göre bir kural ekranında en fazla 20 kural tanımlanır. Daha fazlası gerekirse sol üstteki kural kutusundan "yeni kayıt" ile ikinci bir kural kaydı açılır.
Güncellenen kuralın daha önce kural uygulanmış satırlara yansıması için "Daha önce kural uygulanmış satırlara da uygula" kutusunun işaretlenip "Uygula" düğmesine yeniden basılması gerekir.
Gerekmez. Karşı hesap kodunda "Metin Açıklama" seçilip 120 ya da 320 yazılırsa Luca açıklamadaki adı bu ana hesabın altındaki carilerle eşleştirmeye çalışır. Unvanı farklı yazılan cariler eşleşmez; onları toplu "hesap kodu gir" ile tamamlarsınız.
Hayır. Luca'ya göre bu düğmeyle verilen kod yalnızca o aktarım için geçerlidir ve kuralı değiştirmez. Her ay tekrar eden bir satırsa kuralını ayrıca yazmak gerekir.
Taksit anapara ve faiz olarak iki hesaba ayrıldığı için tek karşı hesap veren kural doğru kaydı üretmez. Bu satırları ödeme planına bakarak elle kodlamak daha güvenlidir.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Luca ekranları güncellenebilir; adımları kendi Luca sürümünüzde kontrol edin.
Banka ekstrelerinizi ve faturalarınızı muhasebe yazılımınıza tek tıkla aktarın.
1 hafta ücretsiz, bütün özellikler
Üye olun, sonra bize telefon, WhatsApp ya da Telegram'dan ulaşın; denemenizi açalım.
Aşağıdaki sayılar BEF sistemindeki güncel kayıtlardan üretilir.
BEF kullanan mali müşavir, muhasebe bürosu ve ön muhasebe ekiplerinin yorumları. Sen de deneyimini paylaş
