195 İş Avansları: İşletme Adına Harcama Yapacak Kişiye Verilen Para

195 İş Avansları, işletme adına mal ve hizmet satın alacak ya da gider ve ödeme yapacak kişilere verilen avansların izlendiği hesaptır. Avansı alan personel olabileceği gibi personel dışında biri de olabilir. Avans verilince borçlanır; kişi harcama belgelerini getirdiğinde ilgili hesaplar borçlandırılarak kapatılır.

Grup: 1 Dönen Varlıklar / 19 Diğer Dönen Varlıklar
Tür: Aktif
Çalışma yönü: Borç bakiyesi

195 hesabı nasıl çalışır?

Borcuna yazılanlar

İşletme adına mal ve hizmet alımı, gider ya da ödeme yapmak üzere personele veya personel dışındaki kişilere verilen iş avansları.

Alacağına yazılanlar

Avansı alan kişinin getirdiği harcama veya ödeme belgelerine dayanılarak ilgili hesapların borcuna karşılık kapatılan tutarlar.
Uygulamada harcanmayıp nakit olarak geri alınan kısım.

Bakiye ve dönem sonu

Borç bakiyesi verir ve kapanış hesabı değildir; bakiye, belgesi henüz getirilmemiş avansları gösterir. Dönem sonunda uzun süredir kapanmayan avansların belgesi istenmeli ya da kişiden alacak olarak ilgili hesaba aktarılmalıdır.

196 ile ayrım: Sıra No 2 ne değiştirdi?

İlk tebliğde personele verilen iş avansları 196 Personel Avansları içinde izleniyordu. Sıra No 2 ile 195 İş Avansları hesabı açıldı ve 196'nın tanımı yalnızca maaş, ücret ve yolluklara mahsuben önceden ödenen avanslarla sınırlandı.

Pratik ayrım şudur: para işletmenin harcaması için verildiyse 195, çalışanın kendi ücretinden düşülecekse 196. Aynı çalışana verilen iki avans farklı hesaplara gidebilir; biri kırtasiye alımı için, diğeri maaşına mahsuben.

Avansın kapatılması

Avansı alan kişi faturaları ve fişleri getirdiğinde her belge kendi hesabına yazılır: gider niteliğindekiler 770 ya da 760 gibi gider hesaplarına, indirilebilir KDV 191'e, satın alınan mal ilgili stok veya demirbaş hesabına. Kalan nakit iade edilirse 100 Kasa ya da 102 Bankalar borçlandırılır.

Harcama avanstan fazla çıkarsa fark kişiye ödenir ya da ödenene kadar uygulamada 336 Diğer Çeşitli Borçlar veya personel ise 335 hesabında izlenir. Belgesi gelmeyen avans gider yazılmaz.

Örnek yevmiye kayıtları

İş avansının belgeyle kapatılması

Bir çalışana ofis malzemesi alması için 5.000 TL nakit avans verilmiştir. Çalışan 3.500 TL + 700 TL KDV tutarında fatura getirmiş, kalan 800 TL'yi kasaya iade etmiştir (örnekte KDV %20 alınmıştır).

Hesap	Borç (TL)	Alacak (TL)
195 İş Avansları	5.000,00
100 Kasa		5.000,00
770 Genel Yönetim Giderleri	3.500,00
191 İndirilecek KDV	700,00
100 Kasa	800,00
195 İş Avansları		5.000,00
Toplam	10.000,00	10.000,00

Sık yapılan hatalar

İş için verilen avansı 196 Personel Avanslarına yazmak; Sıra No 2'den beri 196 yalnızca ücret ve yolluğa mahsuben verilen avanslar içindir.
Avansı verildiği gün doğrudan gider yazmak; belge gelmeden gider ve KDV indirimi oluşmaz.
Avansı alan kişi bazında alt hesap açmamak; birden fazla açık avans olduğunda kimin ne kadar belge getireceği izlenemez.
Yıl sonunda belgesiz kalan avansları hiçbir işlem yapmadan bilançoda bırakmak.

İlgili hesaplar

Sık sorulan sorular

195 ile 196 arasındaki fark nedir?+

195 İş Avansları, işletme adına harcama yapılsın diye verilen paradır ve belgeyle kapanır. 196 Personel Avansları ise çalışanın maaş, ücret ya da yolluğuna mahsuben önceden ödenen tutardır ve istihkaktan kesilerek kapanır.

Kaynak: Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği (Sıra No: 2), Resmî Gazete 16.12.1993, sayı 21790. "Uygulamada" diye belirtilen bilgiler tebliğ hükmü değil, yaygın meslek uygulamasıdır.

Banka ekstresindeki satırları bu hesaplara tek tek eşlemek yerine BEF ile otomatik kodlatabilirsiniz. Bütün hesaplar için hesap planı rehberine dönün.